Seguridad en la gestión de flotas: cómo priorizar riesgos

Las flotas tienen muchas áreas que deben controlarse para que sus operaciones funcionen adecuadamente. Una de las principales es la seguridad en la gestión de flotas.

Esto puede incluir desde los cuidados necesarios para evitar accidentes de tránsito y robos de carga hasta la gestión de datos de la operación. Todos estos distintos “niveles” de gestión tienen significados diferentes para la seguridad. Por eso, abordaremos a continuación:

• Los distintos aspectos de seguridad en la gestión de flotas;
• Cómo aumentar la seguridad en la gestión de flotas;
• Cómo identificar las amenazas a la seguridad en la gestión de flotas.

Los distintos aspectos de seguridad en la gestión de flotas

Personas y tránsito

Cuando hablamos de seguridad en operaciones de transporte y flotas, lo primero en que se piensa es en los accidentes de tránsito. Es natural, ya que son uno de los principales riesgos que enfrentan las empresas del sector.

Proteger a los conductores y a terceros debe ser siempre una prioridad de los gestores de flota, incluso mediante la implementación de una cultura de “cero accidentes”. Para que esto se vuelva realidad, deben priorizarse las capacitaciones de conducción defensiva e incentivarse las buenas prácticas en el tránsito.

Este punto de partida no es solo cultural. En Brasil, el Código de Tránsito Brasileño establece, en el art. 28, que el conductor debe tener en todo momento el dominio de su vehículo, conduciéndolo con la atención y los cuidados indispensables para la seguridad vial. Es este deber general el que buena parte de las buenas prácticas de conducción defensiva busca traducir en rutina.

Por eso, una buena gestión, el control de jornada y la distribución de rutas son fundamentales para la seguridad en la gestión de flotas, lo que demuestra que el papel del gestor en la prevención de accidentes también es de gran importancia.

Son acciones cruciales que preservan vidas.

Patrimonio

Cuando hablamos de seguridad desde el aspecto patrimonial, nos referimos a preservar la integridad y la credibilidad de la empresa. Cualquier amenaza en este aspecto de la seguridad en la gestión de flotas incluye daños a sus bienes materiales, como los propios vehículos u otros equipos de trabajo.

Así, las acciones realizadas buscan evitar robos y daños materiales, así como fraudes.

Conviene separar ambos planos, porque no se resuelven con las mismas medidas. La pérdida patrimonial suele tratarse con control de acceso, verificación y contratos; el riesgo para las personas depende de cómo la operación conduce, mantiene e inspecciona los vehículos. Una flota que solo da seguimiento a las pérdidas financieras puede tardar en ver el segundo grupo, que aparece en otros registros: incidentes, inspecciones no aprobadas, multas.

Áreas de la gestión de flotas

Gestión de neumáticos

La gestión de neumáticos en sí no está vinculada a riesgos, pero, si esta etapa no se cumple adecuadamente, los vehículos quedan más expuestos a accidentes. Esto se debe a que los neumáticos afectan el desempeño, el equilibrio y la distribución del peso del vehículo.

Aquí existe un límite objetivo y verificable. En Brasil, la Resolución del CONTRAN (Consejo Nacional de Tránsito) n.º 913/2022 prohíbe, en el art. 4.º, la circulación de vehículos automotores equipados con un neumático cuyo desgaste de la banda de rodamiento haya alcanzado los indicadores, o cuya profundidad restante de la banda de rodamiento sea inferior a 1,6 mm. El párrafo 1.º del mismo artículo prevé constatar visualmente esta profundidad restante mediante los indicadores de desgaste, que, según el art. 3.º, deben estar colocados en el fondo del diseño de la banda de rodamiento.

Y alcanzar ese límite tiene consecuencias en la fiscalización. El Manual Brasileño de Fiscalización del Tránsito del CONTRAN clasifica al vehículo con un neumático cuyo desgaste alcanzó los indicadores de profundidad (TWI), o con profundidad restante inferior a 1,6 mm, en la ficha 672-61 —art. 230, XVIII, del Código de Tránsito Brasileño (CTB)—, como infracción grave, con multa y retención del vehículo para su regularización. Observe quién responde: la ficha señala al propietario como infractor, no al conductor. En una flota, esto recae en la empresa.

Por tanto, es necesario conocer y aplicar correctamente todos los procesos de gestión de neumáticos para evitar que estos activos lleguen al punto de desgaste que perjudica la realización segura de las rutas. En la práctica, esto significa medir la profundidad del surco en cada inspección y programar el cambio o la renovación antes del límite, y no el día en que ya se alcanzó.

Gestión de mantenimiento

A diferencia de la gestión de neumáticos, los procesos de gestión de mantenimiento pueden presentar riesgos tanto en los servicios realizados dentro de la base de la operación como durante las rutas.

Cuando se realizan servicios de mantenimiento, es necesario levantar vehículos, montar y desmontar piezas, trabajar en los sistemas mecánicos y eléctricos de los activos, entre otras actividades que pueden presentar riesgos para mecánicos y conductores.

Durante las rutas, cualquier problema de mantenimiento que no se identificó, o que se encontró pero se descuidó, genera riesgos para el conductor y el vehículo, tema que ya dio lugar a un reportaje sobre accidentes atribuidos a fallas mecánicas en vehículos.

Desde la normativa, el límite es explícito en Brasil: conducir un vehículo en mal estado de conservación, comprometiendo la seguridad, o que no haya aprobado la inspección de seguridad y de emisiones de contaminantes y ruido es una infracción prevista en el art. 230, XVIII, del Código de Tránsito Brasileño, clasificada como grave, con multa y retención del vehículo para regularizarlo.

Gestión de datos

Con la aparición de las tecnologías de gestión, la seguridad de la información pasó a ser un tema en la gestión de flotas. Tanto para proteger los datos de la empresa como los de sus empleados, proveedores y clientes.

Parte de esto dejó de depender solo de la buena voluntad. En Brasil, la Ley General de Protección de Datos (Ley n.º 13.709/2018) determina, en el art. 46, que los agentes de tratamiento deben adoptar medidas de seguridad técnicas y administrativas aptas para proteger los datos personales de accesos no autorizados y de situaciones accidentales o ilícitas de destrucción, pérdida, alteración, comunicación o cualquier forma de tratamiento inadecuado o ilícito. La misma ley define dato personal, en el art. 5.º, I, como “información relacionada con una persona natural identificada o identificable”; corresponde a cada operación verificar cuáles de sus registros se encuadran en esa definición.

Por eso, disponer de herramientas para la gestión de datos de la empresa e invertir en un departamento de TI termina siendo una alternativa adoptada por muchas empresas del sector del transporte.

¿Cómo aumentar la seguridad en la gestión de flotas?

Entender los riesgos para la seguridad en la gestión de flotas en sus distintos aspectos es el primer paso, pues a partir de ello puede identificar dónde están las fallas de su operación.

Si determina que la principal amenaza para sus operaciones son los accidentes de tránsito, debe dar prioridad a esta cuestión y planificar acciones destinadas a reducir los índices de accidentes de la empresa.

Por ejemplo, invirtiendo en la capacitación de los conductores y revisando la jornada laboral y la planificación de rutas. El mercado también ofrece, mediante empresas especializadas en este tipo de servicio, sistemas de monitoreo de flotas y de videotelemetría, contratados por separado por las empresas de transporte. Como beneficio adicional, estas alternativas también contribuyen simultáneamente a la seguridad patrimonial de la operación.

Los robos de carga son otro ejemplo, pues este tipo de situación suele asociarse a empresas que transportan productos de alto valor agregado, como electrónicos o automóviles, pero también puede ocurrir en otras operaciones.

En este caso, las soluciones también pasan por utilizar tecnologías de proveedores especializados, entre ellas las de monitoreo de flotas y planificación inteligente de rutas.

Esencialmente, para aumentar la seguridad en la gestión de flotas, necesita identificar su principal problema y buscar alternativas a partir de él. Adoptar una medida costosa para un riesgo que casi no ocurre en su operación consume presupuesto sin reducir lo que realmente sucede.

¿Cómo identificar las amenazas a la seguridad en la gestión de flotas?

Para saber si la seguridad de su operación está comprometida, evalúe los indicadores de desempeño y la cantidad de incidentes de riesgo.

Buena parte de este diagnóstico no depende de tecnología nueva. Surge de registros que la flota suele producir y rara vez lee en conjunto: los checklists de salida y llegada, las inspecciones de neumáticos, los registros del taller y el historial de multas e incidentes. Leer estas fuentes juntas revela patrones: un mismo vehículo que no pasa las inspecciones, un mismo tramo que concentra incidentes.

Pero recuerde: antes de enfrentar un riesgo y resolver un problema, es mejor estar preparado y evitar que ocurra.

Si su flota tiene un plan de gestión de riesgos, ese es su punto de partida. A partir de él, identifique qué acciones preventivas puede utilizar para evitar que los riesgos se conviertan en un problema real.

Por otro lado, si todavía no tiene este plan, comience por ahí: identifique todos los riesgos que puede enfrentar una operación de transporte y clasifique la probabilidad de que ocurran en su flota.

Así sabrá dónde priorizar sus esfuerzos de contención y prevención del peligro. Un criterio simple para ordenar la fila es cruzar probabilidad con gravedad: lo probable y grave entra primero; lo raro y de bajo impacto puede esperar a la siguiente revisión del plan.

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