Checklist digital: 7 problemas que ele resolve

Na rotina de inspeção de veículos por meio do checklist, há vários processos que acontecem.

A criação do checklist, impressão desse, entrega ao motorista, avaliação do veículo e preenchimento das informações, retorno do checklist ao gestor, transferência dos dados à planilha de controle e arquivamento dos papéis.

Isto sem contar as etapas do controle de ordens de serviço, que devem ser abertas pelo gestor da frota após verificar os problemas encontrados em cada checklist.

Ou seja, muitos erros podem acontecer no caminho. E, mesmo quando não houver erros, atrasos acontecem pela alta quantidade de trabalhos manuais exigidos. 

Por isso, confira os problemas resolvidos com o checklist digital na inspeção de veículos:

• Coleta de informações para avaliar a renovação de frota;
• Tomada de decisões sobre os veículos da frota;
• Retrabalhos manuais;
• Resolução de problemas à distância;
• Agilidade e produtividade;
• Custos excessivos;
• Controle de manutenção preventiva e corretiva.

Coleta de informações para avaliar a renovação de frota

Enquanto ambos tipos de checklist cumprem a função de coletar informações sobre os veículos da frota, o que consta no papel acaba sendo pouco efetivo quando o gestor precisa consultar dados para sustentar suas decisões na empresa.

Isto porque todos os papéis são arquivados juntos e o sistema de organização manual não permite encontrar com agilidade os documentos que precisa. Por outro lado, o checklist digital possui todo o necessário a poucos cliques.

Seja para avaliar relatórios prontos, gráficos comparativos ou até a disponibilidade dos veículos — quais estão OK para rodar e quais devem passar pela oficina antes de uma nova viagem.

O ponto aqui é que: 

Quando o gestor quer entender os veículos de melhor desempenho e que passaram por menos manutenções corretivas, ele tem os dados de fácil acesso, tanto no computador quanto no celular.

Ou seja, é mais fácil entender quais os modelos do veículo devem ser mantidos na operação e renovados e quais podem ser descontinuados.

Tomada de decisões na frota

Para saber que decisões tomar em relação aos veículos da frota é preciso entender o que vale a pena. Por exemplo, um veículo que já passou pela correção 5 vezes pelo mesmo motivo: sinal de alerta!

Está na hora de avaliar o que está acontecendo, se é realmente o veículo ou se são as ações do motorista que estão causando o problema em questão.

Por isso, o checklist digital deve ser implementado na sua rotina. Com ele, cada checklist é finalizado com uma assinatura eletrônica, sendo bastante simples de identificar o responsável.

Além disso, da mesma maneira que o histórico de inspeções auxilia para identificar os melhores veículos para renovar a frota, também serve para reavaliar e otimizar os processos de manutenção.

Retrabalhos manuais

Geralmente, quando a operação usa o checklist de papel, também utiliza planilhas de controle de frota no computador, a fim de registrar melhor alguns dados e gerar a melhor visualização para relatórios e análises.

Porém, isso significa que existe o retrabalho do gestor ler o que foi preenchido no checklist e digitar as informações em sua planilha.

Embora seja uma solução aceitável, e financeiramente mais acessível que a aquisição de uma solução tecnológica, existem alguns problemas associados, como:

• Aumentar o tempo de resposta aos problemas encontrados;
• Leituras incorretas na descrição de problemas no veículo;
• Impossibilidade de adicionar fotos dos problemas encontrados;
• Falta de garantia de preenchimento de itens importantes no checklist.

Enquanto isso, o checklist digital traz a agilidade e produtividade que se busca nas operações de transporte. Tanto ao reduzir o tempo de inspeção, sendo possível apenas apertar os botões no aplicativo do celular, quanto ao gerar ordens de serviço automaticamente.

Desta forma, os mecânicos já sabem exatamente os veículos que necessitam de serviços assim que o checklist é finalizado.

Mais que isso, os itens possuem respostas obrigatórias. Ou seja, o motorista não pode marcar um checklist como completo se alguma questão ficar sem resposta, dando maior certeza de que os veículos serão verificados e atendidos quando houver problemas.

Resolução de problemas a distância

Ainda muito comum são os problemas em rota: caminhão quebrado, pneu furado, farol em mau funcionamento, etc. 

Em outros tempos, o motorista teria que ir atrás de algum tipo de oficina ou borracharia na beira da estrada para resolver o problema, aumentando os custos da operação e gerando atrasos na rota.

Com o checklist digital, o motorista pode abrir chamados pelo celular e ser respondido em tempo real pelo gestor da frota. Este que já providencia as melhores soluções prontamente, visando tanto as alternativas mais baratas quanto as mais rápidas.

Agilidade e produtividade

A maioria dos gestores busca realizar mais tarefas, em menos tempo, com maior qualidade na execução dos processos. Junção de fatores que também é conhecido pelo nome de “produtividade”. E, muitas vezes, parece uma tarefa impossível de alcançar.

Contudo, quando o checklist digital entra em cena, as coisas mudam. Como falamos acima, não é apenas o tempo de criação do checklist que é reduzido, visto que é facilmente configurado pelo sistema web.

Mas também, o motorista consegue realizar a inspeção mais rápido também, usando apenas uma mão para segurar o celular e responder às questões, e a outra para examinar os itens do veículo.

Uma terceira parte que se beneficia e também ganha mais produtividade é o próprio gestor da frota, cujos relatórios para análise são criados pelo sistema de forma automatizada.

Apenas nesta etapa, já foram três problemas resolvidos com o checklist digital.

Custos excessivos

Quando não há um controle muito próximo de como é o desempenho dos veículos e da rotina de manutenção preventiva, os custos acabam aumentando. Isto porque não existe uma boa visualização para a antecipação de erros e quebras no veículo.

Como consequência, o veículo passa mais vezes na manutenção corretiva — na qual os gastos são, pelo menos, 40% maiores. 

O checklist digital reduz os custos operacionais porque ele se torna mais fácil de ser realizado, motivando os colaboradores a cumprirem os cronogramas de inspeção — seja diário, semanal, e assim por diante — e encontrando o tempo ideal para realizar os serviços de prevenção.

Controle de manutenção preventiva e corretiva

Ainda que o checklist digital tenha maior utilidade na manutenção preventiva, sendo até fundamental no processo, ele também auxilia no controle de manutenções corretivas. 

Isto, na medida em que as correções acontecem, quase sempre, a partir das ordens de serviços abertas pelo sistema. Assim, é mais fácil identificar a quantidade de vezes que as correções aconteceram e quais foram os valores direcionados para cada tipo de manutenção.

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