Cómo mantener el control ante la alta demanda en la flota

Cada año, algunas fechas especiales marcan lo que llamamos “demanda estacional” o “período de alta demanda en la flota”. Es decir, una época en la que la necesidad de entregas aumenta debido al mayor número de compras durante el período.

Estas fechas pueden ser celebraciones, como el Día de la Madre, el Día del Padre y Navidad, o simplemente un período de muchos descuentos y promociones, como en el caso de Black Friday. En todos estos casos, se produce un aumento en el volumen de compras.

Tanto para las compras en línea como para las compras en tiendas físicas, también aumenta la necesidad de transportar esas mercancías. En estos períodos, es común que las flotas atraviesen algunas dificultades, generando confusión en las entregas e incumplimiento de plazos.

Para mantener el orden en su operación de transporte y garantizar mayor tranquilidad durante estos períodos de alta demanda en la flota, conozca más:

• ¿Qué es la demanda estacional?
• ¿Cuál es el impacto de los períodos de alta demanda en la flota?
• ¿Cómo preparar su operación para un período de alta demanda en la flota?

¿Qué es la demanda estacional?

La demanda estacional no es más que un período del año en el que aumentan las compras y las ventas, lo que afecta directamente a la cantidad de servicios de transporte.

Aunque puede asustar a los gestores de flotas, que tienen dificultades de organización en estos períodos y retrasos en las entregas, tiene un gran beneficio: la previsibilidad de las acciones, ya que estos períodos de alta demanda en la flota se repiten cada año.

Por eso, resulta más fácil anticipar las necesidades de la flota y mantener un control eficiente.

¿Cuál es el impacto de los períodos de alta demanda en la flota?

Todo el sector logístico y la cadena productiva se ven afectados por la demanda estacional. Los proveedores necesitan atender más pedidos para que los comercios y las fábricas puedan producir más mercancías, y las empresas transportistas necesitan realizar más entregas.

En muchos casos, las flotas terminan sobrecargadas y pierden el control de algunas entregas. Esto puede generar reclamaciones y pérdida de oportunidades comerciales.

A veces, la alta demanda puede entorpecer los procesos internos y el desempeño de los vehículos. Es decir, con el mayor movimiento de vehículos, tareas como realizar el checklist de inspección diario dejan de hacerse, lo que puede llevar a pasar por alto un problema inminente en el vehículo y causar una avería durante la ruta.

En esos casos, la consecuencia no es solo la entrega retrasada, sino las pérdidas económicas para corregir el problema y el tiempo perdido en replantear las rutas de entrega de esos productos.

Otro factor que influye en la flota durante estos períodos de aumento de demanda es la fatiga de los empleados. Tanto para el gestor como para los conductores, la sobrecarga de trabajo aumenta el cansancio y puede generar más errores y retrabajo en la rutina.

¿Cómo preparar su operación para la alta demanda en la flota?

Algunas etapas fundamentales para mantener el control de la flota en períodos de alta demanda son:

Anticipación de la demanda

La anticipación de la demanda también se basa en los datos generados por el funcionamiento de la flota. Si no tiene métodos establecidos en su operación para generar y recopilar información de la rutina, necesita comenzar a invertir en ello.

Aunque las decisiones para el período no estén totalmente basadas en datos, piense en todo lo que ocurrió durante la última demanda estacional: ¿faltaron empleados? ¿Vehículos? ¿Se enviaron muchos vehículos a mantenimiento correctivo? ¿Hubo muchos incumplimientos de los plazos de entrega?

Evalúe todos los puntos negativos y positivos que tuvo e identifique dónde se necesita mejorar. Eso es anticipar la demanda y le ayuda a planificar todo lo que necesita adquirir y organizar hasta que llegue el próximo período.

Uso de tecnologías

Las tecnologías logísticas surgieron para facilitar el día a día de las operaciones de transporte y usted debe utilizarlas. Encontrará alternativas para controlar mantenimiento, neumáticos, conductores, viajes y demás.

Analice cuál es la mayor necesidad de su flota y contrate las que tengan más sentido para su realidad actual.

Además de aportar datos más confiables y automatizar algunas tareas, como la propia organización de esa información en el sistema, también contribuyen a la estandarización de los procesos de la flota.

Estandarización de procesos

Esta es una parte muy importante para el funcionamiento de la flota. Sin un estándar de comportamiento y ejecución de tareas, es probable que se enfrente a mucho retrabajo y baja productividad en la rutina.

Para llenar los checklists de vehículos, por ejemplo, cuando son manuales, cada conductor tiene su propia interpretación y puede terminar utilizándolos de formas diferentes.

Mientras uno marca “X” para los ítems que están “OK”, otros pueden usar el mismo símbolo “X” para ítems que no cumplen. ¡Qué confusión!, ¿verdad?

Por lo tanto, la estandarización de procesos debe ser una de sus prioridades. Y, como mencionamos antes, el uso de tecnologías para los procesos de la flota facilita mucho esta etapa.

Además, para atender la demanda estacional de la flota, la estandarización permite que todo ocurra con más naturalidad y agilidad. Si todos saben exactamente cómo realizar una tarea, esta se hace en menos tiempo y con pocas probabilidades de problemas.

Planificación del mantenimiento

El mantenimiento programado de la flota garantiza el funcionamiento y el desempeño de los vehículos.

También conocido como mantenimiento preventivo, incluye la inspección de vehículos y la programación de servicios preventivos, como la alineación de ruedas y la rotación de neumáticos.

De esta forma, aumenta la durabilidad de los vehículos y evita fallas mecánicas y problemas inesperados en ruta.

En el plan de mantenimiento de su flota, puede detallar el cronograma de inspecciones, cómo realizarlas, consejos para llenar los checklists (si son en papel), quién es responsable de cada tarea, cuál es el presupuesto previsto para los servicios preventivos y correctivos, entre otros datos.

Planificación anual de flotas

La importancia de planificar antes de ejecutar es innegable. Al fin y al cabo, en la planificación se describen todas las ideas de acciones que desea realizar y la motivación para llevarlas a cabo.

Aclarar por qué cree en esa acción y cuál es el resultado esperado también ayuda a medir su efectividad.

Por ejemplo, si la acción es “adquirir 5 vehículos nuevos para atender la demanda estacional de Black Friday 2022”, puede sustentar el argumento diciendo que la flota tiene dificultades para gestionar las entregas por falta de equipos.

Así, los resultados se medirán por la cantidad de entregas realizadas y retrasadas en el período de alta demanda en la flota, en comparación con el año anterior.

Por supuesto, para fundamentar las acciones descritas en la planificación de la flota es importante usar los datos generados durante el período anterior. Nada mejor para entender lo que necesita la flota que visualizar lo que realmente faltó, ¿verdad?

Vea ahora cómo realizar una planificación de flotas que genere resultados de verdad.