Análisis de flotas para una gestión de flotas basada en datos

Realizar un análisis de la flota es uno de los medios para entender la situación actual de la operación de la empresa, buscando mejoras que funcionen dentro de la rutina y los recursos existentes de la flota.

Es un tipo de actividad que también se está volviendo más común, dado el surgimiento y el avance de las tecnologías enfocadas en la logística y el transporte. Además, es el principal recurso para que el gestor de la flota pueda tomar decisiones que partan de lo que realmente ocurre en el día a día de la operación.

A continuación, verá:

• Importancia del análisis de la flota;
• Las principales decisiones del gestor de flotas;
• Cómo hacer el análisis de la flota para tomar decisiones.

Importancia del análisis de la flota

La importancia de hacer el análisis de la flota es innegable.

Aporta beneficios como la optimización de los procesos internos de su operación, la facilidad para elaborar nuevos planes de acción para optimizar su flota y un control más cercano y adecuado de las rutinas en las diferentes áreas de la gestión de flotas.

Principales decisiones del gestor de flotas

El gestor de la flota necesita tomar diversas decisiones en su día a día y debe hacer constantemente el seguimiento y el análisis de los datos generados en sus operaciones.

A partir de lo que se observa y evalúa, el gestor decide qué acciones continúan y cuáles se detienen, identifica nuevas oportunidades de mejora para la flota y los riesgos que enfrenta, entre muchas otras valoraciones.

• Metodologías de gestión

Entender cuáles son los mejores métodos de gestión de flotas para aplicar es un paso inicial para lograr una rutina más organizada en la flota. También puede ser un paso correctivo, en caso de que se identifiquen problemas en el control y la estandarización de las actividades.

Algunas metodologías conocidas incluyen la metodología 5S, el ciclo PDCA y el análisis SWOT. Pero usted también puede conocer otras metodologías de gestión.

• Contratación de personal

El gestor es quien toma las principales decisiones sobre a quién contratar, también con el fin de atender las solicitudes de otros supervisores y colaboradores de la flota.

Primero, debe notar si la operación ya alcanzó la mejor productividad posible y evaluar qué áreas están desatendidas y necesitan nuevas personas para cubrir las demandas necesarias.

• Tecnologías utilizadas

Las tecnologías de logística y de transporte de carga son fundamentales para el trabajo del gestor y de todo su equipo. En el caso del equipo, facilitan y estandarizan la realización de tareas como la inspección de vehículos y neumáticos.

Para el gestor, reúnen todos los datos recopilados a diario y los organizan con la mejor visualización en informes automatizados.

Antes de todo eso, el propio gestor es quien investiga y realiza períodos de prueba de las tecnologías existentes para saber cuáles se adecuan mejor a las necesidades encontradas en su gestión.

• Nuevas acciones vs. acciones a “abandonar”

El gestor necesita evaluar siempre la rutina de las operaciones de transporte para optimizarla y hacerla más productiva, lo que aumenta la eficiencia operativa en su conjunto. Es decir, necesita entender cada acción realizada y el impacto que tiene en el día a día de la operación.

De esta forma, identifica las acciones que funcionan y deben continuar, y las que no dan los resultados esperados y deben suspenderse.

• Renovación de la flota

Conocer la antigüedad de los vehículos de la flota es fundamental para saber cuánta vida útil les queda o si ya están dentro del plazo de reemplazo. Si ese reemplazo es necesario, el gestor también es el responsable de definir qué vehículos adquirir.

En ese momento, es necesario evaluar qué tipo de vehículo cubre las demandas existentes de la flota, considerando características como el tamaño, la capacidad de carga, etc.

• Compra y descarte de neumáticos

Así como necesita evaluar y decidir la adquisición de nuevos vehículos, el gestor también es el responsable de seleccionar los mejores neumáticos para la flota.

Mediante indicadores de desempeño en la gestión de neumáticos, como el cálculo del CPK (costo por kilómetro recorrido), el gestor puede entender qué marcas y modelos tienen la mejor relación costo-beneficio para la operación.

Cómo hacer el análisis de la flota para tomar decisiones

1 – Comience con una planificación

Esta es una etapa fundamental para cualquier proceso empresarial. Aquí, usted define los objetivos y las metas a los que pretende llegar y qué acciones deben realizarse para cumplirlos.

Además, se definen las métricas a las que se dará seguimiento y la información necesaria para dar seguimiento a los resultados.

Para ello, es necesario conocer los tipos de análisis:

Análisis predictivo

Este tipo de análisis prevé problemas y acciones con base en el historial de datos recopilados de la flota. A partir de él, es posible detectar algunos patrones y entender cuándo es probable que vuelvan a ocurrir.

Análisis prescriptivo

En el análisis prescriptivo, el foco está en recomendar acciones o decisiones para optimizar los resultados con base en escenarios futuros previstos. De esta forma, el gestor puede trabajar en un plan de gestión de riesgos y elegir caminos de respuesta para cada situación, en caso de que llegue a ocurrir.

Análisis descriptivo

Tiene la intención de visualizar los datos y entender los impactos en el momento presente, mediante una descripción que resume toda la realidad actual de la flota.

En situaciones en las que es necesario tomar decisiones inmediatas, este tipo de análisis es el mejor.

Análisis diagnóstico

Como un diagnóstico médico, que busca la causa y la consecuencia de un síntoma, el análisis de datos diagnóstico tiene el mismo objetivo. Identifica por qué ocurre una situación y qué efectos tiene en las operaciones de transporte.

2 – Identifique los medios de recopilación de datos y de organización

Los datos de su operación son una fuente altamente confiable, siempre que el proceso de recopilación y organización también lo sea.

Las principales y mejores herramientas para recopilar datos sobre la rutina de su operación de transporte son las tecnologías. Entre ellas: sistemas de gestión de neumáticos, de mantenimiento, de abastecimiento de combustible, checklists electrónicos, etc.

En estos sistemas, la organización y el almacenamiento de la información están automatizados y, en muchos casos, también se generan informes automáticos.

Para agilizar el cruce de datos entre todos estos sistemas diferentes, hay alternativas como la central de control logístico, la construcción de un dashboard logístico o incluso de un BI para su flota.

De esta forma, usted puede controlar cuál es la información más importante a la que dar seguimiento y qué datos deben aparecer destacados al acceder a sus pantallas.

3 – Genere los informes de análisis de la flota

Con toda la información en mano, usted puede generar informes centrados en lo que más interesa en el momento.

Si su objetivo es reducir el consumo de combustible de la flota, por ejemplo, debe aclararlo desde el inicio de su informe y presentar solo los datos que contribuyan a ese análisis, así como a la hipótesis a la que usted llegó sobre las mejoras que se deben aplicar.

4 – Tome sus decisiones con fundamento

En los informes, aclare siempre cómo los datos presentados contribuyen a la conclusión a la que llegó.

Por ejemplo, si está planificando la renovación de la flota y necesita decidir entre dos modelos de vehículo, busque los datos del historial de la flota para compararlos: cuál tuvo mejor CPK, cuál pasó por menos mantenimientos, cuál tuvo menores costos de mantenimiento y de abastecimiento de combustible, etc.

Recuerde tener en cuenta también lo que tiene más sentido para la flota, dentro de los recursos que tiene disponibles.

Uno de esos recursos pueden ser las soluciones de gestión de flotas de Prolog. Agende una demostración para entender cómo contribuimos a la recopilación y el análisis de los datos de la flota en sus operaciones de transporte.