Metodologías para aplicar en la gestión de flotas

Hay distintas metodologías de gestión que pueden aplicarse en el día a día de una empresa y es necesario identificar cuál podrá aportar los mejores resultados a la operación de transporte.

Pero hay algo seguro:

Sin una metodología, su gestión de flotas no logra alcanzar los objetivos y las metas establecidos. Solo a partir de un método organizado y orientado, la identificación de soluciones se vuelve más inteligente y eficiente.

En las flotas, las metodologías de gestión más comunes son:

Metodología 5S;
PDCA;
Scrum;
Análisis SWOT;
Análisis 5W2H.

Metodología 5S

La metodología 5S surge de un concepto fundado en Japón, basado en los principios de utilización, organización, limpieza, salud y disciplina, capaces de desarrollar el alto rendimiento de las organizaciones.

En resumen, se aplican mediante acciones específicas en cada área, pero siempre se complementan:

Principio de utilización: orientado a organizar la flota y sus espacios de trabajo, mantiene todo lo que aún es útil y elimina los materiales que ya no son necesarios.
Principio de organización: tras definir lo que se seguirá utilizando, este segundo principio plantea qué lugar es el más adecuado para almacenar los ítems que quedaron.
Principio de limpieza: todo el equipo debe comprometerse con la limpieza del entorno de trabajo, sea el baño, la oficina o el vehículo.
Principio de salud: estandariza los procesos de la empresa e incorpora los métodos de control de jornada para preservar la salud tanto mental como física de los empleados.
Principio de disciplina: toda flota debe funcionar a partir de una política de flotas que describa acciones que definan las normas de comportamiento ético y la moral de los empleados.

Por la amplitud de este método, puede utilizarse de manera general en las empresas de transporte, abarcando todas las áreas de la gestión de flotas.

PDCA

El ciclo PDCA se refiere a las cuatro etapas desarrolladas para solucionar problemas en el ámbito logístico y que sirven para todos los tipos de gestión:

Planificar (Plan);
Ejecutar (Do);
Controlar (Control);
Actuar (Act).

En la fase de planificación, debe identificar los problemas y hacer un análisis basado en un plan de acción centrado en las metas establecidas.

La fase de ejecución consiste en poner en práctica todo lo planificado. Después, la fase de control tiene como propósito verificar los resultados respecto a las metas, comparando la “expectativa con la realidad”.

Por último, la fase de acción sirve para mantener o reorganizar los procedimientos según los resultados obtenidos.

Scrum

Scrum es uno de los métodos de gestión que consiste en dividir un objetivo en pequeñas metas, mediante ciclos rápidos conocidos como sprints.

Primero, se definen los responsables de las tareas y cómo se realizarán. Cada sprint tiene un plazo específico de finalización, generalmente de entre dos y cuatro semanas.

Al final de cada ciclo, las medidas adoptadas durante el proceso se revisan, validan o adaptan según los puntos positivos y negativos identificados.

Entre las metodologías de gestión, esta debe utilizarse en casos específicos en vez de aplicarse al control de flotas en su conjunto.

Por ejemplo, para cumplir un plazo de lanzamiento de un producto o servicio, ya sea para su desarrollo o para la revisión de código, etcétera. También puede utilizarse dentro de otros tipos de gestión.

Análisis SWOT

“SWOT” es un acrónimo de las palabras Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats. En español: “Fortalezas”, “Debilidades”, “Oportunidades” y “Amenazas”.

Esta herramienta se utiliza para evaluar las principales formas de desarrollar una empresa o un área de ella, sin dejar de lado sus puntos débiles.

Del mismo modo, no evalúa solo lo “interno”, centrándose en lo que se sabe de la empresa, sino que considera lo “externo”, aportando información sobre el mercado en el que opera, sus competidores y mucho más.

Este es un tipo de análisis excelente para realizar la planificación de la flota, contribuyendo a identificar las mejores oportunidades de mercado y la estrategia que se utilizará.

Si existe alguna duda sobre invertir más en vehículos o en tecnologías, por ejemplo, el análisis SWOT es su mejor opción, por ser el más completo de los que presentamos aquí.

Análisis 5W2H

El análisis 5W2H es una metodología que perfecciona la planificación y el control de los procesos logísticos mediante cinco preguntas básicas: las 5 “w” y las 2 “h”:

What: ¿qué debe hacerse?
Why: ¿por qué es necesario hacerlo?
Where: ¿dónde se implementará?
When: ¿cuándo deberá hacerse?
How: ¿cómo se llevará a cabo?
How much: ¿cuánto costará?

Esta herramienta también es excelente para su planificación anual de la flota, ayudando a organizar proyectos mayores. Vea un ejemplo práctico en Brasil:

Qué:	Renovación de la flota (10 vehículos)
Por qué:	Vehículos de más de 6 años
Dónde:	Flota de camiones – SP / SP
Cuándo:	Hasta julio / 2023
Cómo:	Financiación
Cuánto cuesta:	Aproximadamente R$ 1,5 millones

Metodología 5W2H en la gestión de flotas.

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Preguntas frecuentes

¿Qué metodología de gestión elegir para mi flota?

Depende del problema que quiera resolver. De las cinco más comunes en las flotas —5S, PDCA, Scrum, SWOT y 5W2H—, las 5S, por su amplitud, pueden utilizarse de manera general, abarcando todas las áreas de la gestión. Scrum debe reservarse para casos específicos, no para el control de flotas en su conjunto. SWOT es la más completa de las cinco y se recomienda ante la duda entre invertir en vehículos o en tecnologías. Por su parte, 5W2H organiza proyectos mayores.

¿Qué es la metodología 5S y cómo aparece en una operación de transporte?

Es un concepto fundado en Japón, basado en cinco principios. Utilización mantiene lo que aún es útil y elimina lo innecesario de los espacios de trabajo. Organización define dónde guardar lo que quedó. Limpieza compromete a todo el equipo con el entorno, sea el baño, la oficina o el vehículo. Salud estandariza los procesos e incorpora métodos de control de jornada. Disciplina se apoya en una política de flotas, con las normas de comportamiento ético de los empleados.

¿Cómo uso el ciclo PDCA para resolver un problema recurrente en la operación?

Son cuatro etapas. En la planificación, usted identifica los problemas y analiza la situación a partir de un plan de acción centrado en las metas establecidas. En la ejecución, pone en práctica lo planificado. En el control, verifica los resultados respecto a las metas, comparando la expectativa con la realidad. En la acción, mantiene o reorganiza los procedimientos según los resultados obtenidos. El ciclo se desarrolló para solucionar problemas y sirve para todos los tipos de gestión.

¿Qué diferencia hay entre usar SWOT y 5W2H en la planificación de la flota?

SWOT evalúa fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, mirando tanto el interior de la empresa como el exterior: el mercado y los competidores. Sirve para elegir un camino y una estrategia. Por su parte, 5W2H perfecciona la planificación y el control de los procesos con preguntas de ejecución: qué hacer, por qué, dónde, cuándo, cómo y cuánto costará. Una ayuda a decidir qué perseguir; la otra ayuda a detallar el proyecto ya decidido.

El equipo de mi garaje improvisa y cada uno trabaja a su manera. ¿Qué método ayuda?

Dos caminos ayudan. En las 5S, el principio de salud estandariza los procesos de la empresa y el de disciplina parte de una política de flotas, documento que describe las acciones que definen las normas de comportamiento de los empleados. Por su parte, el ciclo PDCA, desarrollado para solucionar problemas y válido para todos los tipos de gestión, termina con la fase de acción, que mantiene o reorganiza los procedimientos según los resultados obtenidos.

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