Cómo reducir gastos de la flota: dónde está el desperdicio

La reducción de costos es difícil en un sector que gasta tanto como el transporte por carretera.

Aunque la mayoría ya conoce el combustible y los neumáticos como principales gastos de una flota, hay diversos otros factores que ayudan a crear un plan de reducción de costos.

Por eso, necesita dar seguimiento a todos los gastos y entender su verdadera necesidad. Al descuidar el control financiero de la flota, no solo deja de ahorrar en cuestiones importantes, como el consumo de combustible.

En realidad, también contribuye a que los gastos mensuales superen el presupuesto de la empresa.

Es decir, debe revisar los principales factores que pueden estar perjudicando el ahorro de su empresa de transporte.

Inactividad de vehículos y equipo

La inactividad se define como el tiempo detenido. Tanto si están detenidos los vehículos como el equipo, se produce desperdicio y una caída de la productividad.

Mantener el vehículo al ralentí desperdicia combustible y aumenta el desgaste del motor. Las referencias de eficiencia energética indican que el ralentí puede consumir entre un cuarto y medio galón de combustible por hora, cerca de 1 a 1,9 litros.

Por ello, la organización y la planificación deben ser impecables. Esto evita prolongar los tiempos de carga y descarga, retener conductores por falta de documentación, entregar fuera del período acordado con el cliente y crear otros períodos de espera.

Un vehículo que falla en la inspección diaria también puede terminar con daños e inactivo por mantenimiento correctivo, lo que puede tardar días o semanas según el problema.

Por eso, es necesario mejorar la organización y la comunicación entre procesos. Así, la operación determina el momento adecuado para mover un producto del inventario a la entrega, mantiene la carga lista para entrar en el vehículo, prepara al equipo para la descarga cuando sea necesario, y así sucesivamente.

También es esencial planificar rutas considerando las condiciones climáticas, el tránsito y las ventanas de atención para evitar retrasos y períodos de espera.

Planificación de rutas y seguimiento

Una planificación de rutas poco efectiva da lugar a pocas entregas por viaje, más viajes y mayor kilometraje recorrido. ¿Sabe cuál es la consecuencia?

Mayores costos de mantenimiento, reparaciones y combustible.

Además, si no se cuida la planificación para optimizar las entregas, las probabilidades de retrasos e imprevistos en el camino son altas.

Ya existen diversas herramientas de planificación de rutas, tanto gratuitas, como Google Maps, como de pago, con funciones de optimización más avanzadas. Por lo tanto, utilícelas y garantice la reducción de costos operativos.

Planificar mejores rutas ayuda a reducir la distancia recorrida, las paradas en semáforos y el tiempo detenido en el tránsito. En la práctica, esto mejora la eficiencia del vehículo y aporta más previsibilidad a la operación.

Cuando la empresa utiliza herramientas de seguimiento de rutas, los datos deben servir para comparar lo planificado con lo realizado, identificar desviaciones recurrentes y ajustar el proceso. El punto central es convertir la ruta en una rutina de gestión, y no solo en un camino elegido al inicio del viaje.

Gastos administrativos

Reducir costos es más difícil cuando hablamos de gastos administrativos, pero aún es posible. Estos gastos incluyen alquileres, tributos e impuestos, salarios y también trabajos de marketing y comunicación de la empresa.

¿Qué puede hacer para ahorrar en estas áreas?

Contratar con inteligencia, planificar mucho antes de abrir nuevas sucursales, entender la necesidad real de nuevos almacenes, considerar los impuestos en el precio del flete —incluso por región, ya que en Brasil hay impuestos federales, de los estados y municipales— y revisar contratos que dejaron de tener sentido para el tamaño actual de la operación.

También conviene separar el costo directo del indirecto. El costo total de propiedad considera tanto el precio de adquisición como los costos indirectos a lo largo del ciclo de vida de un bien o servicio, lo que ayuda a ver desperdicios que no aparecen cuando el análisis se limita a la compra.

Peso de la carga según la capacidad del vehículo

¿Sabía que tanto el exceso como la escasez de carga pueden perjudicar a su flota? En el caso de los vehículos que circulan con poca carga, no es necesariamente malo para el vehículo en sí, pero sí para el presupuesto de su operación.

Un vehículo con mayor capacidad de la que necesita gasta más combustible, genera multas y hace más lento el viaje.

Por eso, es importante tener vehículos diversos para operaciones de transporte de diferentes tamaños y saber cuándo utilizarlos.

Conducción inadecuada

Conducir a velocidad excesiva, frenar bruscamente, utilizar el aire acondicionado a baja velocidad o mantener las ventanas abiertas a alta velocidad son acciones que perjudican la eficiencia del vehículo en los viajes.

Por ejemplo: las referencias de ahorro de combustible indican que la conducción agresiva puede reducir la eficiencia aproximadamente entre un 15% y un 30% a velocidades de carretera. Además, este comportamiento aumenta el riesgo de multas, accidentes y costos de mantenimiento de la flota.

El consumo tiende a empeorar rápidamente a velocidades más altas. Por eso, el control de velocidad, la anticipación de frenadas y las aceleraciones progresivas deben formar parte de la orientación habitual a los conductores.

Por consecuencia, la forma de conducir no debe tratarse solo como un comportamiento individual del conductor. Debe aparecer en capacitaciones, metas, conversaciones de seguridad y análisis de costos.

El desperdicio de recursos por la conducción se evita con la capacitación de conductores y la creación de una cultura de conducción defensiva y económica. Con ello, también previene el desgaste mecánico y aumenta la seguridad en ruta.

Recuerde dar seguimiento a los indicadores de la operación para saber si las acciones y capacitaciones están siendo efectivas.

Depreciación de vehículos

La falta de cuidado de los vehículos provoca la depreciación acelerada de los vehículos y aumenta los gastos de mantenimiento.

Como los vehículos son uno de los bienes más valiosos de la flota, usted no quiere que esto ocurra.

Es necesario que estén en buenas condiciones. Puede garantizar que se aprovechen bien y mantengan su valor —en la medida de lo posible— mediante la inspección diaria de vehículos y la previa al viaje, que es más completa.

Una estrategia integral de mantenimiento ayuda a gestores de flotas y conductores a mantener los vehículos funcionando con eficiencia. Por eso, la inspección no debe verse solo como una obligación operativa, sino como parte del control de costos.

Falta de comprensión y visibilidad de los recursos y gastos

No saber cuánto se gasta ni en qué. Si esto no le parece absurdo, algo anda muy mal en su gestión.

Los costos de una empresa de transporte pueden ser fijos, cuando no cambian a corto plazo según el volumen de actividad, o variables, cuando su total cambia según el nivel de actividad de la empresa.

Ya sea con una hoja de cálculo de costos o un sistema de gestión, debe controlar todas las cuentas. Es la única manera de prever y generar una reducción de costos logísticos.

Este control también ayuda a estimar el costo total de propiedad de los activos. Al observar adquisición, operación, mantenimiento y vida útil, la empresa puede asignar mejor sus recursos, reducir desperdicios y tomar decisiones menos basadas en impresiones.

Conozca Prolog App

Nuestra empresa se enfoca en soluciones tecnológicas para el día a día de su flota. Ofrecemos ahorro, productividad y estandarización para sus operaciones de transporte.

Prolog apoya las inspecciones digitales desde el celular, la apertura automática de órdenes de servicio y el mantenimiento preventivo automatizado por kilometraje o cronograma.

Conozca más sobre Prolog y vea cómo simplificar la gestión de la flota con más control de las inspecciones, el mantenimiento y la rutina del taller.