Control de flotas: qué es y cómo hacerlo en 4 pasos

El control de flotas es fundamental para que una operación de transporte funcione adecuadamente.

Es una rutina que puede resultar desafiante por muchos motivos, como al elaborar un presupuesto y encontrar maneras de mantenerse dentro de él.

Además, dar seguimiento a la flota significa observar y supervisar los procesos diarios, buscando las mejores formas de mejorarlos.

Como gestor de flotas, debe preocuparse constantemente por facilitar el día a día de los empleados, al mismo tiempo que aporta más resultados a la empresa.

Por eso, conozca más sobre:

• Qué es el control de flotas;
• Cuál es la importancia de un control de flotas eficiente;
• Cuáles son las dificultades más comunes
• Cómo realizar un buen control de flotas;
• Consejos para un control de flotas más eficiente.

¿Qué es el control de flotas?

Es una forma de gestionar la rutina de la flota que incluye el control de vehículos y mantenimiento, finanzas y presupuestos, conductores y demás empleados, etcétera. Todo lo que implica una flota estará dentro de ese control.

Algunos ejemplos de actividades incluyen:

• Creación de rutas para las entregas diarias de la flota;
• Gestión del abastecimiento de combustible;
• Control del desgaste de los neumáticos;
• Aprobación de servicios de mantenimiento;
• Evaluación del desempeño de los conductores.

¿Cuál es la importancia del control de flotas?

Una buena gestión de flotas garantiza que la flota sea más eficiente en sus operaciones, reduciendo riesgos, pérdidas y costos. Controlar los procesos de la operación es esencial para tomar decisiones estratégicas y aprovechar al máximo el potencial de la flota.

Las ventajas van desde el aumento de la satisfacción de los clientes y empleados hasta el incremento de la productividad del equipo.

Además, su importancia también está en el motivo más básico para realizar el control de flotas: la organización de los procesos de una operación de transporte.

¿Cuáles son las dificultades del control de flotas?

Control y análisis de costos

Uno de los mayores desafíos es controlar bien los costos de la empresa de transporte. En gran medida, por el trabajo de recopilar correctamente todos los gastos de la empresa.

Como en la mayoría de las empresas es un proceso manual, los errores ocurren con frecuencia, ya sea por un registro incorrecto o incluso por olvidar actualizar el gasto en una hoja de cálculo de control.

Contar con la ayuda de la tecnología es un paso importante para aumentar la facturación y conseguir crear una estrategia efectiva de reducción de costos.

Además, es importante crear una rutina de seguimiento para tener un mejor control de esta información.

Reducción de costos

La reducción de costos es otro gran obstáculo en el control de flotas y la dificultad para realizar esta tarea está en el análisis de costos. Si no se hace bien, resulta difícil encontrar las áreas donde reducir o aumentar los presupuestos sin perjudicar el funcionamiento y la productividad de la flota.

El uso de tecnologías, en este caso, también facilita el trabajo de análisis de costos y es la mejor solución para tomar decisiones informadas.

Mantenimiento de la flota

El mantenimiento preventivo es una de las etapas más importantes de la gestión de flotas. Mediante él, evita que ocurran imprevistos durante el transporte.

Si alguna pieza está desgastada o a punto de averiarse, el fallo se corrige antes de que cause daños mayores.

También existen el mantenimiento predictivo y el mantenimiento correctivo.

En el predictivo, la idea es hacer un análisis de desempeño de la flota de camiones para descubrir cuáles están cerca de presentar fallas y tener una previsión bastante precisa de su vida útil. En el correctivo, se corrigen las fallas que presenta el vehículo.

Ahora bien, ¿por qué el mantenimiento de flotas es una de las mayores dificultades?

Esto ocurre porque muchas empresas de transporte aún no automatizan sus procesos.

Sin embargo, con la ayuda de un checklist electrónico, el mantenimiento se realiza de manera más práctica y eficiente. Además, todos los datos quedan almacenados y organizados dentro del sistema de gestión.

Variación del precio del combustible

El gráfico anterior registra la variación del precio del diésel en 2022 y debe leerse como referencia histórica. Para consultar los valores actuales en Brasil, la ANP (Agencia Nacional del Petróleo, Gas Natural y Biocombustibles) mantiene un estudio semanal de precios de combustibles, que incluye diésel común y diésel S-10.

Ninguna empresa puede prever cuándo aumentará o disminuirá el precio del combustible, lo que impide establecer un presupuesto definitivo para esta área.

La mejor manera de manejar esta situación es mantener una planificación del presupuesto con reserva para imprevistos. Así, aunque el aumento sea muy grande, estará preparado con cierta garantía.

Inseguridad en las carreteras

Los riesgos en las carreteras pueden ser accidentes, robos, extravíos, entre otros. No podemos prever la mayoría de ellos. Sin embargo, podemos anticipar las soluciones mediante un plan de gestión de riesgos.

Identificar la mejor manera de actuar en determinadas situaciones es fundamental para que los empleados de la flota puedan tomar decisiones que no perjudiquen la operación.

Más aún, debe preparar formación y capacitación para que estos planes de contingencia realmente funcionen.

4 pasos para el control de flotas

1 – Diagnóstico

El diagnóstico de la flota debe realizarse con toda la información disponible. Es crucial que se haga con base en datos reales, no en suposiciones.

Antes de iniciar cualquier cosa, debe tener un diagnóstico de su flota. Será un medio para entender lo que la flota necesita en ese momento, pero también un documento que podrá usar después para comparar las repercusiones de sus acciones.

Busque información sobre las condiciones de los vehículos, la cantidad de veces que ocurre cada problema, el número de neumáticos descartados por mes, el tiempo medio de viaje, la cantidad de multas recibidas en el mes, los responsables de las multas, etcétera. Todo lo que sea pertinente para diagnosticar la gestión actual.

2 – Planificación

A partir del diagnóstico, puede iniciarse la planificación de flotas. Al visualizar lo que ocurre actualmente en el control de flotas, los puntos problemáticos y las mejoras quedan más claros.

Es decir, sabe qué objetivos y metas trazar a partir de lo que la empresa de transporte es hoy y de lo que pretende alcanzar en el futuro.

En la planificación, puede considerar:

• La modificación de procesos rutinarios;
• La implementación de nuevas tecnologías en la flota;
• Alternativas para reducir costos.

3 – Ejecución

Con todo planificado y los presupuestos aprobados por la dirección, puede comenzar a ejecutar sus planes. Esta es la parte más intuitiva del control de flotas: poner en práctica todo lo que está en el papel.

4 – Análisis

Durante el proceso pueden producirse cambios y adaptaciones de las acciones planificadas anteriormente. Por eso, debe realizarse el análisis de métricas e indicadores al final de cada período determinado, como mensual o trimestral.

Esta es la mejor manera de ver cuáles fueron los errores y los aciertos, pudiendo definir los ajustes necesarios para cada objetivo y meta determinados inicialmente.

Tener este perfil analítico en el control de flotas hoy es esencial para destacar y generar diferencias competitivas efectivas en el mercado.

Consejos para un control de flotas más eficiente

Cree una política de flotas

Una política de flotas es un documento completo que explica todo lo relacionado con las operaciones de transporte.

Contiene las reglas de la empresa, cómo actuar en determinadas situaciones, la lista de vehículos (placas) de la flota, la forma ideal de conducir un vehículo, las instrucciones para realizar la inspección vehicular, etc.

Todas las tareas relacionadas con la flota estarán en algún lugar de su política, que se pondrá a disposición de todos los empleados. Así, puede generar una estandarización de los procesos de su flota.

Prevea los gastos mensuales

Visualizar cuánto se gasta cada mes es el medio que necesita para crear una previsión de gastos. Para crear un plan de ahorro y optimización de los recursos disponibles, necesita un historial de las cuentas de la flota que indique el valor y la finalidad del gasto.

Así, también se posibilita la planificación de renovación de la flota, nuevas contrataciones e inversiones en tecnología para flotas.

Si consigue establecer un promedio de costos para cada área de la flota, el siguiente paso es calcular la previsión de gastos.

Con todos los datos a mano, es posible identificar el valor medio de gastos para los próximos meses y planificar la compra de nuevos vehículos, neumáticos, contrataciones o lo que la flota necesite.

Supervise y gestione las rutas de transporte

Procure seleccionar caminos con menos peajes y semáforos.

La planificación de rutas consiste en elegir, antes de los viajes, los caminos que recorrerá cada vehículo y determinar cuál es el camino más rápido y en mejores condiciones hasta el destino de la carga.

A veces el camino más rápido tiene una carretera en pésimas condiciones; otras veces la carretera en mejores condiciones puede tardar un día más en llegar al lugar previsto. Por eso, la elección debe hacerse con calma y analizando todas las posibilidades.

El seguimiento de las rutas ayuda a entender la eficiencia de la operación y a identificar ajustes en la planificación.

Una de las acciones es analizar cuántos clientes pueden incluirse en una ruta y si existe la posibilidad de añadir entregas “de última hora” en una ruta específica.

También se convierte en una oportunidad para reducir los costos de la flota, ya sea optimizando las rutas, encontrando trayectos más cortos o carreteras menos perjudiciales para los vehículos.

Evalúe el comportamiento de los conductores

El comportamiento en carretera influye en la conservación de los vehículos, la seguridad y los gastos en multas. La gestión puede usar registros de inspección, incidentes, formación y criterios claros para orientar a cada conductor.

Los datos de inspección de vehículos, daños, multas e incidentes pueden indicar puntos que merecen conversación y orientación.

Los daños en la flota y las multas recibidas ayudan a analizar si los conductores tienen un buen desempeño y cómo pueden mejorar. Recuerde evaluarlos también como empleados de la empresa: las buenas relaciones forman parte del trabajo, tanto con los compañeros como con los clientes.

Esto será vital para entender quién actúa de manera adecuada y quién necesita nuevas instrucciones. También es lo que lleva al siguiente punto:

Realice formación de conductores

Es esencial que todos los conductores de la flota sepan practicar la conducción defensiva y cuáles son los cuidados ideales para cada vehículo que conducen.

También debe instruirse a los conductores sobre la mejor forma de alimentarse para las largas horas de trabajo que a veces deben cumplir, los medicamentos que deben evitar cuando vayan a conducir, etc.

Estas acciones no se refieren a la conducción en sí, pero son fundamentales para que el conductor mantenga la atención y la concentración al volante.

Otras formaciones incluyen las leyes de tránsito y los cuidados con productos específicos, como los químicos, farmacéuticos y congelados.

Invierta en seguridad

Formar a los conductores, mantener los vehículos en condiciones adecuadas y preparar procedimientos de contingencia son acciones del control de flotas relacionadas con la seguridad.

Por eso, la inversión se realiza en estos diferentes frentes.

Traer a un especialista para preparar a los conductores ante un posible robo de carga y definir procedimientos de respuesta son decisiones que contribuyen a la seguridad de la operación.

Mantenga los vehículos y neumáticos bien conservados

Los neumáticos son esenciales para el balanceo, el equilibrio y la eficiencia de los vehículos. Una calibración por encima o por debajo de la ideal aumenta el riesgo de accidentes y vuelcos, poniendo en riesgo la seguridad de la flota y de los demás conductores en la carretera.

Además, en Brasil la ley exige que los vehículos estén en buenas condiciones.

Por tanto, tener una rutina de mantenimiento en la flota es esencial. Los beneficios son la disminución de la inactividad de los activos, la mejora del desempeño en carretera y un consumo de combustible más eficiente.

Elabore un inventario de vehículos

Debe enumerar todos los vehículos de su flota, anotar modelos, placas, año, kilometraje y demás información recopilada en la última inspección de cada vehículo.

Conocer los vehículos y sus condiciones es la mejor manera de tener una visión completa de cuáles son los gastos y cómo ahorrar en este aspecto.

Por ejemplo, los neumáticos desgastados son un motivo de aumento del consumo de combustible.

Entonces, si uno o más vehículos tienen los neumáticos en esa situación, necesita resolver ese problema para poder ahorrar en el abastecimiento de combustible.

Mantenga un cronograma de mantenimiento preventivo

Ejemplo de cronograma para el mantenimiento preventivo de la flota.

Sí, el mantenimiento preventivo es un gasto y podría ahorrar al evitar este proceso. Sin embargo, el mantenimiento correctivo es mucho más caro que mantener el cronograma de prevención.

Al descuidar la verificación básica de los componentes del vehículo, los cambios de aceite, la limpieza de filtros, etc., está poniendo en riesgo el vehículo, el conductor y la situación financiera de la flota.

Con la prevención al día, evita que los vehículos queden impedidos de realizar una ruta y aumenta la productividad de las operaciones.

Analice los informes de gastos mensuales

Todo debe formar parte de las cuentas: combustible, mantenimiento, cambio de neumáticos, multas, imprevistos, etcétera.

Al reunir esta información en una vista central, incluso utilizando un dashboard logístico, por ejemplo, resulta más práctico entender qué ocurre en la flota y qué medidas necesita tomar.

Controle los abastecimientos de combustible de la flota

El consumo de combustible es el mayor gasto de una flota; por eso, los gestores buscan tanto las medidas para ahorrar.

En vez de buscar los menores precios, la planificación debe centrarse en las alianzas con estaciones de servicio y las rutas optimizadas. Así evita el uso de combustible de baja calidad o adulterado.

Establezca metas para la flota

Para obtener los mejores resultados, necesita saber qué está buscando y establecer metas para su flota.

Analice qué está ocurriendo, cuál es un problema recurrente, cuál es el promedio de entregas mensuales, etc., y cree objetivos y metas a partir de ello. Esta es, además, una de las etapas de la planificación de flotas.

Use la tecnología para el control de flotas

Existen sistemas específicos para diferentes etapas de la flota, como gestión de mantenimiento, gestión de neumáticos, checklist y planificación de rutas.

Al realizar su planificación e identificar los puntos problemáticos de la flota, ya tendrá la respuesta sobre a qué sistemas debe destinar su presupuesto.

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