Gestión de flota de vehículos pesados: por dónde empezar

La gestión de flota de camiones organiza los activos, costos, mantenimiento, personas e información de la operación. Ayuda a la empresa a ver sus prioridades, pero los resultados dependen de procesos consistentes y de decisiones adecuadas al contexto de cada actividad.

El punto de partida es entender qué rutinas deben registrarse, quién responde por cada una y cómo el equipo convierte los registros en acciones. No basta con tener una lista de tareas: es necesario verificar si se ejecutó y qué indican los datos.

Vea los conceptos y prácticas que componen esta rutina:

• Qué es la gestión de flota de camiones;
• Cuál es su importancia;
• Cómo hacer una buena gestión de camiones.

¿Qué es la gestión de flota de camiones?

Es un tipo de gestión dirigida exclusivamente a las flotas de camiones. En ella se lleva el control total de los vehículos, desde la planificación de acciones hasta la parte operativa.

Generalmente la realiza alguien que ya tiene amplia experiencia en el sector y conoce mucho de vehículos pesados.

¿Cuál es la importancia de la gestión de flota de camiones?

Los camiones concentran activos, componentes y rutinas que exigen atención continua. Una gestión dirigida a ellos ayuda a organizar los costos y el mantenimiento; la seguridad depende también de las inspecciones, las condiciones de uso, la capacitación y una respuesta adecuada a los incidentes.

Los beneficios que hacen esencial la gestión de flota de camiones son:

Reducción de costos

Cuando hablamos de costos, hay diversos factores involucrados, desde los gastos de combustible hasta la adquisición de nuevos vehículos.

Tener un control cercano de cada área de la flota es esencial para saber exactamente cuánto se está gastando y cuál es la perspectiva de ahorro que puede tener en cada una de ellas.

Además, partiendo del principio de tener control total sobre los procesos, la gestión de flota de camiones ayuda a identificar posibles situaciones que pueden generar problemas mayores, como el desgaste de neumáticos.

Productividad y agilidad en la rutina de la operación

Con procesos bien definidos y herramientas adecuadas a la rutina, el equipo puede organizar el trabajo en diversos frentes:

• Para los conductores: tienen orientaciones y herramientas para registrar inspecciones de vehículos y neumáticos según el proceso definido.
• Para los mecánicos: las órdenes de servicio pueden concentrar el relato, la prioridad y el historial necesario para la atención.
• Para el gestor de flota: los registros pueden respaldar informes y análisis, siempre que se verifiquen antes de la toma de decisiones.

Durabilidad de los vehículos

La gestión de flotas de camiones debe incluir un plan de mantenimiento preventivo. La intención es identificar necesidades de servicio antes de que se agraven, respetando las recomendaciones técnicas y los procedimientos de la empresa.

Es necesario tener un estándar para hacer la inspección de la flota, verificando siempre los ítems cruciales a diario y teniendo una previsión de servicios de alineación de ruedas, cambio de resortes de la suspensión, entre otros.

¿Cómo hacer una buena gestión de flota de camiones?

1 – Listado de activos

Como en cualquier flota, para empezar su gestión, es necesario listar todos los vehículos de la operación, estén disponibles para el uso o no. Al fin y al cabo, incluso los vehículos ociosos generan costos para su negocio y deben contabilizarse para determinar, también, cuál será su destino.

En ese registro, usted también podrá identificar elementos como:

• Modelo y marca;
• Kilometraje recorrido de cada camión;
• Fecha de la última inspección;
• Si hay una orden de servicio abierta;
• Año del vehículo;
• Entre otras informaciones.

2 – Recopilación de gastos

Después, organice los gastos de la operación entre fijos y variables, con categorías que tengan sentido para la empresa. La comparación entre períodos solo es útil cuando los criterios de registro siguen siendo claros.

Por ejemplo, registre las premisas usadas para planificar la adquisición de vehículos, combustible, neumáticos, mantenimiento y otros gastos. Un promedio histórico puede orientar el análisis, pero no sustituye la investigación de las variaciones relevantes.

3 – Definición de acciones diarias en la operación

¿Qué debe hacer cada colaborador para ayudar en su gestión? Los conductores, por ejemplo, deben hacer el checklist de inspección de los camiones todos los días y solicitar servicios preventivos siempre que sea necesario.

De esta forma, contribuyen a su gestión al evitar que los vehículos presenten problemas y generen costos mayores en su presupuesto.

4 – Aplicación de herramientas que contribuyan a la gestión

Descubrir cuáles son las principales herramientas que recopilan los datos que usted necesita para su gestión, y participar en las demostraciones de producto, puede ser un trabajo un poco demorado, pero que da frutos rápidamente.

Concéntrese por completo en lo que realmente resuelve un problema de la rutina de su operación.

5 – Análisis de los indicadores de desempeño

Las rutinas diarias pueden generar datos útiles para el análisis:

• Las inspecciones registran condiciones observadas y puntos pendientes que necesitan evaluación técnica; por sí solas, no comprueban la causa de un daño.
• Los recursos de monitoreo contratados en el mercado pueden respaldar el control de kilometraje y el análisis de la vida útil de un vehículo.
• Las inspecciones de neumáticos pueden alimentar el cálculo del costo por kilómetro cuando la empresa define el método, registra los datos necesarios y verifica su consistencia.

Por lo tanto, es esencial tener en su lista de tareas el seguimiento y el análisis de los indicadores, entendiendo siempre el desempeño de la flota y dónde puede mejorar aún más.

Consejo de oro para una gestión económica y de alto desempeño

Para lograr los mejores resultados en una gestión de flota de camiones, usted debe prestar mucha atención al área de mantenimiento preventivo de los vehículos.

Al fin y al cabo, son fundamentales para la flota. Su buen funcionamiento permite generar ahorro en las demás áreas, como combustible y neumáticos.

Por eso, tenga un proceso completo de gestión de mantenimiento en su rutina e incluso incorpore a alguien que se haga responsable y le dé a esta área toda la atención que necesita.

Por ejemplo, para crear distintos modelos de checklist de inspección para llevar a cabo el mantenimiento de la flota, algo que quizás usted, al ocuparse de todas las demás cuestiones burocráticas y administrativas de la flota, no logre hacer.

¿Qué es el mantenimiento preventivo?

El mantenimiento preventivo reúne servicios planificados para reducir la probabilidad de fallas e identificar necesidades antes de que se agraven. La frecuencia y los ítems de cada actividad deben seguir las recomendaciones técnicas, la condición de uso y el plan de la empresa.

El conductor puede hacer las verificaciones previstas en el procedimiento cuando esté orientado para ello. Las inspecciones o los servicios que exigen competencia técnica deben derivarse al equipo responsable.

Mediante un checklist de vehículos, se listan diversos ítems que deben inspeccionarse para determinar si están dañados o desgastados. Otros factores, como el aceite del motor y la calibración de los neumáticos, son esenciales para el buen funcionamiento de un vehículo y deben, igualmente, figurar en la lista de inspección.

Este proceso de mantenimiento en la gestión de flota de camiones es lo que ayuda a mantener un alto desempeño y productividad en las operaciones.

¿Cómo hacer un mantenimiento preventivo en la gestión de flota de camiones?

Como mencionamos, el checklist de mantenimiento es esencial. Ayuda a que la tarea sea más rápida y práctica, optimizando la operación de transporte de la empresa.

En los últimos años, surgieron muchas soluciones para facilitar el trabajo de los gestores. Entre las alternativas, el checklist digital (también llamado “electrónico”) ayuda a que el mantenimiento preventivo sea más rápido.

Después, para hacer el mantenimiento preventivo de forma correcta, es necesario tener un equipo capacitado.

Además, es necesario tener una rutina de mantenimiento y un cronograma con la previsión de las próximas fechas de inspección de los camiones.

El siguiente paso es ejecutar el checklist definido para esa actividad y registrar el resultado.

En los checklists diarios, incluya los ítems esenciales para la ruta, como faros, frenos y cinturón de seguridad, de acuerdo con el procedimiento interno y las exigencias aplicables. Los ítems con irregularidades deben tener un tratamiento claro.

Cuando vaya a hacer viajes de larga distancia, o para inspecciones de menor frecuencia, como las semestrales, necesita un checklist completo.

Se deben verificar los componentes internos, la inyección electrónica, el compartimento del motor, los componentes inferiores, la geometría, los frenos y el escape.

Es importante notar que estos son los “grandes grupos” del checklist. Dentro de cada uno de ellos hay varios detalles incluidos.

Por ejemplo, cuando hablamos del motor, es necesario verificar el aceite, si hay alguna fuga, ver el nivel del depósito del líquido refrigerante, etc.

Más aún, los neumáticos deben entrar en el checklist. Aunque son una gestión casi aparte de la general, deben verificarse antes del viaje, tanto para analizar sus condiciones de uso como para hacer la calibración correcta.

Prolog ofrece módulos de gestión de mantenimiento, gestión de neumáticos y checklist electrónico. Conozca las soluciones y evalúe su adecuación a los procesos de su operación.