Gestión de vehículos: cómo aplicarla en la flota

La gestión de vehículos es una forma estratégica y operativa de centralizar las actividades vinculadas a los vehículos de una empresa, principalmente el mantenimiento, los costos, el uso de los activos y la prevención de riesgos.

Mediante ella se evalúan con más criterio el control de costos y la prevención de riesgos de una flota. Por eso, su gestión debe tratarse como uno de los factores importantes para una empresa de transporte que depende de los vehículos para cumplir plazos y mantener una operación segura.

Con la aplicación de prácticas eficientes en la gestión de flotas, es posible planificar mejores rutas, controlar el kilometraje recorrido y atender a un mayor número de clientes. La planificación de rutas, cuando se hace bien, ayuda a reducir los kilómetros recorridos, las paradas y el tiempo en el tráfico.

A pesar de toda la complejidad involucrada, existen herramientas, procesos y rutinas de seguimiento que pueden facilitar el éxito financiero y operativo de su empresa. Siga leyendo para conocer cómo funciona.

¿Qué es la gestión de vehículos?

La gestión de vehículos es responsable de mejorar la prestación de servicios a los clientes, además de reducir los costos de combustible y mantenimiento de todos los tipos de vehículos utilizados por la empresa.

Además, puede aportar beneficios como:

• Prevención de accidentes y multas;
• Ahorro de tiempo y dinero;
• Aumento de la productividad;
• Mayor eficiencia en el trabajo.

Existen diversas áreas de gestión para que todo transcurra sin problemas en las operaciones de transporte de una empresa, como la gestión de mantenimiento, de neumáticos y de conductores. La gestión de vehículos se conecta con todas ellas porque considera la condición del activo y el costo que genera a lo largo de su uso.

Esta es una pieza más para ayudar al ahorro y la eficiencia de su flota. No sustituye a la gestión de flotas completa, pero organiza decisiones importantes sobre mantenimiento, utilización, compra, renovación y control de gastos.

Pero ¿qué se incluye en esta etapa? Consulte:

¿Qué abarca la gestión de vehículos?

1. Mantenimiento: procedimientos básicos como el cambio de aceite y de pastillas de freno y la revisión de neumáticos ayudan a evitar imprevistos durante el trayecto previsto. Una estrategia integral de mantenimiento contribuye a que los vehículos circulen con eficiencia, los neumáticos correctamente inflados son más seguros y duran más, y el uso del aceite recomendado por el fabricante puede mejorar el consumo de combustible.
2. Planificación de rutas: planificar las rutas aporta seguridad al vehículo y al conductor, pues evita carreteras en malas condiciones y trayectos peligrosos. Además, planificar rutas optimizadas ayuda a reducir los kilómetros recorridos, las paradas en semáforos y el tiempo en el tráfico.
3. Capacitación del equipo: es necesario orientar a su equipo con información básica que incluya una conducción más consciente, la administración de aplicaciones y sistemas, además de las leyes de tránsito y sus actualizaciones. Los programas de capacitación de conductores también pueden ayudar a las flotas a ahorrar combustible y dinero.
4. Seguimiento de la operación: dar seguimiento a los camiones durante el viaje permite ayudar a los conductores ante cualquier imprevisto, aumentando la seguridad del vehículo, del conductor y de la carga. Este seguimiento debe estar vinculado a procesos claros de comunicación y toma de decisiones, sin depender solo de acciones reactivas cuando el problema ya ocurrió.
5. Control de costos: con un sistema de gestión (en portugués) también es posible detectar gastos excesivos, ayudando a tomar decisiones más acertadas. Evaluar el costo total de propiedad ayuda a entender los costos directos, como la compra, y los indirectos a lo largo del ciclo de vida del vehículo.

¿Qué hace un gestor de vehículos?

El gestor de vehículos es el responsable directo de las cuestiones económicas, técnicas y mecánicas de los camiones de la flota. Al fin y al cabo, la gestión de camiones en una flota de vehículos solo ocurre con un profesional calificado al frente de la toma de decisiones de la empresa.

Sin embargo, su actividad va más allá de organizar y optimizar costos. Sus principales tareas incluyen:

• Contribuir a aumentar la productividad de la flota;
• Evitar la inactividad de los vehículos;
• Elaborar el flujo de los procesos de compra y renovación de los vehículos de la flota;
• Dar soporte técnico a los conductores;
• Optimizar procesos internos del departamento;
• Dar seguimiento al ciclo de mantenimiento.

En la práctica, este profesional cruza información de mantenimiento, operación y costos para decidir cuándo actuar. El análisis del costo total de propiedad también puede apoyar el presupuesto, la asignación de recursos y la evaluación de proveedores, porque considera el costo del vehículo a lo largo de todo su ciclo de vida.

¿Por qué es importante tener este pilar en la gestión de flotas?

La gestión de vehículos es solo uno de los varios elementos que componen la gestión completa de una flota.

Sin embargo, a partir de ella el gestor y su equipo están cada vez más preparados para resolver emergencias ocasionales. Cuando se da seguimiento al mantenimiento, las rutas, la capacitación y los costos de forma organizada, es más fácil detectar cuellos de botella antes de que comprometan la entrega.

Además, contribuye a ofrecer calidad y desempeño en las operaciones, ayudando al conductor a realizar una entrega exitosa y brindando una gestión inteligente, capaz de generar informes que aportan resultados perceptibles para el negocio.

De esta forma, es posible apostar por soluciones y herramientas que proporcionan una lectura de datos sencilla, segura y precisa al tomar decisiones. El valor no está solo en registrar información, sino en transformar los registros de mantenimiento, uso y costos en decisiones prácticas para la rutina de la flota.

El gestor de vehículos puede, entonces, administrar costos operativos y aportar más eficiencia a la empresa de transporte. Los gestores de flota y los conductores, cuando trabajan con mantenimiento, rutas y conducta al volante, pueden mejorar la eficiencia de los vehículos, conservar combustible y ahorrar dinero.

En otras palabras, la gestión de vehículos genera resultados en los objetivos y las metas de la empresa, siempre que se realice con organización y capacidad de planificación. Ayuda a que la flota deje de improvisar, reduce desperdicios y crea una base más confiable para decidir cuándo mantener, sustituir, comprar o renovar vehículos.

Para seguir entendiendo la complejidad y cómo aportar eficiencia a la gestión de su flota, consulte nuestro e-book completo y gratuito sobre el tema: haga clic aquí para iniciar la descarga (en portugués).