Gestión del tiempo y productividad en la flota

En las flotas y operaciones de transporte, gestionar el tiempo y la productividad de manera eficiente es fundamental para la administración adecuada de todas las etapas y áreas de su empresa.

Principalmente para los conductores, que desempeñan un papel central al transformar los planes y estrategias en acciones concretas cumpliendo las rutas, los horarios y los plazos estipulados por el gestor.

En este sentido, la gestión del tiempo de los conductores no busca ocupar cada minuto de la rutina. Debe organizar el trabajo de forma viable, respetar los períodos de descanso aplicables y dar visibilidad a los factores que realmente retrasan la operación.

Vea a continuación:

• Qué es y para qué sirve la gestión del tiempo y la productividad en la flota;
• Por qué es necesario gestionar el tiempo y la productividad en la flota;
• Formas de gestionar y equilibrar las horas de trabajo de los conductores;
• Cuál es el papel de la productividad en la gestión del tiempo de los conductores.

¿Qué es y para qué sirve la gestión del tiempo y la productividad en la flota?

La gestión del tiempo y la productividad es un conjunto de procesos y actividades para planificar y ejecutar con eficiencia las tareas según las prioridades y urgencias definidas. En las flotas, es una de las formas de garantizar que las operaciones se realicen con eficacia y sin retrasos.

Esta gestión sirve para organizar mejor el día a día de las operaciones de transporte y hacer visibles los imprevistos. Averías de vehículos, espera para carga o descarga, restricciones de ruta y divergencias en la planificación son ejemplos que merecen registro y análisis, en lugar de tratarse solo como retrasos.

Por lo tanto, la gestión del tiempo y la productividad surge como una estrategia en la flota para prevenir estos problemas y maximizar la eficiencia en el uso de los recursos disponibles en las operaciones de transporte.

¿Por qué es necesario gestionar el tiempo y la productividad de los conductores de la flota?

Comprender la rutina de los conductores es esencial para identificar los principales problemas que causan retrasos en las entregas y otras dificultades operativas. Además, una gestión eficiente del tiempo y la productividad de estos profesionales aporta una serie de beneficios adicionales.

Entre ellos, la mejor conservación y durabilidad de los vehículos, ya que la rutina de mantenimiento preventivo se realiza de forma más consistente y precisa. También es posible observar una reducción del consumo de combustible porque los vehículos reciben un mantenimiento adecuado y operan de manera más eficiente.

Además, hay ventajas de impacto más amplio, como el aumento de la credibilidad y la competitividad de la empresa en el mercado.

3 formas de gestionar y equilibrar las horas de trabajo de los conductores

Equilibrar las horas de trabajo de los conductores es un aspecto importante en la gestión de una flota eficiente, y estos son algunos enfoques para alcanzar ese objetivo:

1 – Controlar la jornada laboral de los conductores

En Brasil, la Ley del Conductor (en portugués) reúne reglas para la jornada laboral, el tiempo de conducción y los descansos del conductor profesional. La Ley n.º 13.103 prevé una jornada diaria de 8 horas para el conductor profesional empleado, con supuestos de prórroga. En el fallo de la ADI 5.322, el STF, Supremo Tribunal Federal de Brasil, declaró inconstitucional fraccionar el intervalo entre jornadas; el descanso entre jornadas es de 11 horas consecutivas dentro de cada período de 24 horas.

Como las reglas pueden cambiar y existen particularidades contractuales y operativas, la empresa debe consultar el texto vigente, sus acuerdos y la orientación jurídica o laboral antes de configurar los controles. El registro fiel de la jornada laboral es tan importante como la meta de productividad.

El cumplimiento de las reglas y el establecimiento de rutinas saludables ayudan a promover una operación más segura. Este control puede realizarse con los medios adecuados para la empresa, como hojas de cálculo, diario de a bordo o software, siempre que los registros sean consistentes y auditables.

2 – Definir metas y recompensas

Las metas necesitan ser tangibles, comprensibles y compatibles con la seguridad, la jornada laboral y la calidad del servicio. Antes de vincular una recompensa al cumplimiento de plazos, evalúe si la regla crea un incentivo para ignorar pausas, inspecciones o procedimientos indispensables.

Las recompensas financieras o no financieras pueden formar parte de la política de la empresa, siempre que los criterios sean transparentes y no conviertan la seguridad o la conformidad en una variable negociable.

3 – Use herramientas y tecnologías para la gestión del tiempo y la productividad

Algunas tecnologías pueden contribuir a una mejor gestión del tiempo y la productividad. Los sistemas de gestión de entregas y las herramientas de planificación de rutas pueden apoyar la asignación de tareas y recursos, siempre que los datos sean revisados por el equipo que conoce la operación.

Las herramientas de gestión, como el método kanban, facilitan la delegación y el seguimiento de actividades.

Además, los sistemas específicos para flotas, como el de gestión de mantenimiento, tienen recursos y funcionalidades que también ayudan a entender y aumentar la productividad de los empleados.

Por ejemplo, pueden registrar el tiempo necesario para las tareas y aportar datos para mejorar la eficiencia general.

La combinación de estos enfoques no solo equilibra las horas de trabajo de los conductores, sino que también contribuye a operaciones más productivas, empleados motivados y una flota bien gestionada.

¿Cuál es el papel de la productividad en la gestión del tiempo de los conductores?

En la flota, la productividad no consiste solo en realizar el mayor número de tareas en el menor período posible. Debe combinar el cumplimiento de lo planificado con calidad, seguridad, descanso y conformidad.

Cuando se aplica a los conductores de la flota, esto se traduce en optimizar no solo sus actividades de conducción, sino también las operativas, como la inspección de los vehículos.

Al buscar ese objetivo, está practicando una gestión del tiempo y la productividad eficaz para los conductores de la flota, lo que genera acciones de impacto y beneficios significativos para las operaciones.

Comience eligiendo pocos indicadores que el equipo pueda explicar y sobre los que pueda actuar: jornada laboral registrada, cumplimiento de pausas, tiempo de espera, retrasos por causa y tareas de inspección concluidas. Conozca nuestra hoja de cálculo gratuita para el control de los conductores de la flota (en portugués) y adáptela a su rutina.

Fuente consultada

• Presidencia de la República — Ley n.º 13.103/2015: texto legal sobre la profesión de conductor y las reglas de jornada laboral, conducción y descanso.
• Supremo Tribunal Federal — ADI 5.322: seguimiento procesal oficial, con las decisiones del Pleno y de los recursos de aclaración sobre la Ley de los Camioneros.