Torre de control logístico: qué es y cómo implementarla

Una torre de control logístico aporta una ventaja competitiva a la gestión de su flota: la centralización de datos sobre las operaciones de transporte, que permite agilidad y eficiencia al tomar decisiones estratégicas.

Desde hace años, las tecnologías llegan a todos los sectores del mercado laboral.

En logística, aunque la necesidad de adaptación es inmediata, esta ha ocurrido de forma gradual. Esto se debe a que hay muchos procesos separados en una cadena de suministro y diversos gestores responsables de cada área.

Así surgieron distintos programas de control logístico: para controlar los vehículos de la flota, visualizar las finanzas, crear mejores rutas de transporte, etc.

Ahora, la torre de control logístico surge como una forma de conectar todas las etapas del transporte desde un solo lugar. Es la llamada visibilidad de 360º de las operaciones de transporte. Conózcala:

• Qué es una torre de control logístico;
• Cuál es la función de una torre de control logístico;
• Cómo funciona una torre de control logístico;
• Cuáles son sus características;
• Qué beneficios tiene implementar una torre de control logístico;
• Cómo implementarla en su operación de transporte.

¿Qué es la torre de control logístico?

También conocida como “control tower”, es una central que reúne y digitaliza la información de la cadena de suministro en tiempo real para permitir una visión completa de los procesos de la flota.

Conviene precisar qué significa aquí “tiempo real”. La torre no recopila nada por sí sola: consume lo que entregan los sistemas conectados, y cada fuente tiene su propio ritmo. La posición de un vehículo en tránsito se actualiza continuamente cuando la operación contrata un servicio de rastreo o telemetría: soluciones vendidas por empresas especializadas en ese mercado que dependen de equipos instalados a bordo. En cambio, los datos de neumáticos, checklist y taller entran en la base cuando una persona realiza la inspección o registra el servicio. La torre muestra ambos lado a lado; lo que no hace es crear datos que ningún sistema recopiló.

Así, las actividades de la flota y las entregas se planifican con mayor precisión y organización. También se facilita el seguimiento de los viajes y del número de entregas.

Se utiliza principalmente en grandes empresas y es una solución ideal para centralizar datos y actualizaciones en tiempo real de las operaciones de transporte simultáneamente.

Sin embargo, las empresas de transporte medianas también pueden aprovechar la torre de control logístico, incluso como impulso de crecimiento.

¿Cuál es la función de la torre de control logístico?

Por la cantidad de información presente en esta central, tiene diversos objetivos y funciones asociados. Conozca algunas actividades realizadas en la torre de control logístico:

• Seguimiento de entregas en tiempo real;
• Planificación de la demanda y las rutas de transporte;
• Solución de problemas urgentes en tiempo real;
• Evaluación y análisis de los indicadores de desempeño de la flota;
• Identificación de tareas de baja productividad en la rutina;
• Control de la inactividad de los vehículos de la flota;
• Visualización de la cantidad y los tipos de mantenimiento en curso.

Cada ítem de esta lista depende de una fuente de datos diferente y es útil saber cuál antes de crear la torre. El seguimiento de entregas y la ubicación de vehículos y cargas en tránsito proceden de sistemas de rastreo y visibilidad contratados a proveedores especializados que instalan equipos en el vehículo o en la carga. Los indicadores de mantenimiento, inspección y neumáticos proceden de los registros del taller y los checklists. Y la planificación de la demanda y las rutas suele proceder del ERP y del planificador de rutas. La torre es la pantalla donde todo esto se lee en conjunto; la recopilación continúa en cada sistema de origen.

¿Cómo funciona?

La torre de control logístico funciona a partir de tres pilares: procesos, personas y tecnología. Conózcalos:

1 – Evaluar y determinar procesos

Los procesos son todo lo que el control de flota debe considerar para optimizar sus operaciones.

Qué hace cada colaborador en su día, cómo se realiza cada actividad y qué tipo de información se recopila en cada tarea son ejemplos de procesos en una operación de transporte.

En la torre se identifican y evalúan: ¿funcionan? ¿Tienen sentido? ¿Pueden mejorar? Es el momento en que el gestor decide la organización de su flota y establece una comunicación más clara y concisa con su equipo.

Mediante este tipo de gestión también es posible aportar más estandarización a los procesos de la flota. Sin esta etapa, la torre corre el riesgo de verse bien, pero estar vacía: el panel existe, pero los campos que deberían alimentarlo quedan en blanco porque nadie acordó quién llena qué y cuándo.

2 – Dar información al personal de la flota

Las personas son responsables de hacer análisis de calidad y buscar estrategias y mejoras en la rutina de la flota.

Con toda la información que el equipo obtiene de la torre de control logístico, puede generar hipótesis sobre las mejoras posibles para su operación de transporte y usar los datos para respaldar sus planteamientos.

Así comienza la optimización logística en el transporte.

3 – Usar la tecnología

La tecnología en el transporte es lo que hace posible todo. Mediante ella se recopilan, almacenan y centralizan los datos en un mismo lugar. Es decir, es la base de la torre.

Algunas tecnologías utilizadas incluyen el software de gestión de neumáticos, el checklist electrónico, el ERP, el sistema de control de jornada y, cuando la operación contrata ese servicio a un proveedor especializado, también la telemetría. Cualquier solución SaaS que use su empresa de transporte sirve de “alimento” para la torre de control logístico.

Observe que esta lista combina dos familias con orígenes de datos muy diferentes. Por un lado, los sistemas de telemetría y rastreo, vendidos por empresas especializadas en ese tipo de solución y dependientes de equipos instalados a bordo: son los que generan datos de posición, velocidad y comportamiento de conducción. Por otro, los sistemas que registran lo que una persona comprobó: el checklist completado por el conductor, la inspección de neumáticos, el registro del taller, la entrada en el ERP. Ambos aparecen juntos en la pantalla de la torre, pero la diferencia importa al solicitar un dato que falta: si nadie inspeccionó, no hay inspección que mostrar.

El sistema de control de jornada citado es un ejemplo de dato con referencia normativa objetiva: en Brasil, el art. 67-C del Código de Tránsito Brasileño prohíbe al conductor profesional conducir vehículos de transporte colectivo de pasajeros por carretera o de transporte de carga por carretera durante más de 5 (cinco) horas y media ininterrumpidas.

¿Cuáles son las características de una torre de control logístico?

Centralización y visibilidad

Una característica de la torre de control logístico es la centralización de datos y el funcionamiento en tiempo real. En ella, los responsables pueden ver qué ocurre en el momento e incluso intervenir si notan algo fuera de lo común, siempre dentro de lo que los sistemas conectados pueden informar en ese instante.

La idea es integrar todos los sistemas de la empresa, usando la combinación de pantallas disponibles en la sala de operaciones para cruzar datos y generar un conocimiento aún mayor y mejor para analizar indicadores y tomar decisiones.

Planificación de flotas

Con tanta información disponible sobre la realidad de la flota, la planificación es más práctica e incluso más eficiente.

Todo lo disponible en la torre de control logístico genera una enorme base de conocimiento para evaluar e identificar fallas en los procesos de la operación.

A partir de ello, sabe qué solución buscar y puede incluirla en la planificación, estableciendo también metas apropiadas para su implementación y ejecución.

Ejecución

La ejecución la determina el plan de acción que el gestor creó al planificar la flota. Las medidas que se deben tomar, las acciones diarias y sus responsables se describen en el plan y deben seguirse para generar los mejores resultados posibles para la empresa.

También en la ejecución se concreta la recopilación de datos mediante las tecnologías utilizadas. Es decir, es el momento que permite comprobar si las tecnologías responden a sus necesidades.

Por ejemplo, si están recopilando lo necesario para evaluar un determinado indicador de desempeño que quiere controlar.

Gestión analítica

Esta es la principal característica de la torre de control logístico. Todo lo que ocurre en las demás etapas y pilares busca generar datos para “alimentar” la torre y analizarlos después.

La gestión analítica es fundamental para tomar decisiones eficientes que generen resultados con una baja tasa de pérdidas. Esto se debe a que los hechos que comprueban y respaldan cada decisión se evalúan y controlan diariamente.

¿Qué ventajas tiene una torre de control logístico?

Primero, tiene una visión de todo lo que puede estar aumentando los costos operativos de la flota. Es decir, los importes gastados en combustible, inactividad de los vehículos, neumáticos, insumos, etc.

A partir de ello, el gestor puede encontrar alternativas que reduzcan costos sin perjudicar el transporte de carga.

Los incidentes pueden evitarse al dar seguimiento a los mantenimientos e inspecciones de vehículos, así como al analizar los problemas frecuentes.

Igualmente, el seguimiento del comportamiento de conducción puede ser clave para identificar las causas de esos problemas, una lectura que depende de que la operación haya contratado una solución de telemetría capaz de generar ese tipo de datos, ya que no proceden de los registros del taller ni de los checklists.

Con ese mismo seguimiento también se pueden analizar la productividad y el desempeño en los viajes. Número de entregas, tiempo empleado, cumplimiento del cronograma, etc.

Bien utilizada, esta información puede convertirse en una ventaja competitiva y mejores resultados para la empresa. La mejora no proviene de la existencia del panel, sino de la decisión que permite tomar antes.

Al fin y al cabo, a medida que controla mejor sus operaciones, ofrece un mejor servicio a los consumidores y satisfacción a todos los involucrados.

¿Cómo implementar la torre de control logístico?

No se trata necesariamente de un espacio físico con forma de torre que necesite en su empresa, sino de un modelo de gestión para optimizar la toma de decisiones.

Así, la implementación de la torre de control logístico tiene tres etapas:

Primera etapa: recopilación de datos

El primer momento es la recopilación de la información necesaria para analizar indicadores y tomar decisiones. Si ya tiene sistemas funcionando en su rutina, puede incorporar sus datos a esta centralización y continuar recopilándolos de la misma manera.

Por otro lado, si la gestión aún es manual, debe invertir en las tecnologías necesarias, como sistemas de mantenimiento de la flota, gestión de neumáticos, planificación de rutas y seguimiento de la flota, etc.

Estas áreas suelen contratarse por separado y a distintos proveedores: el seguimiento de vehículos y cargas en tránsito es un servicio de empresas de rastreo y telemetría; la gestión de neumáticos y el mantenimiento proceden de sistemas que registran inspecciones y servicios de taller. Saber de dónde procede cada dato ayuda a no esperar de un proveedor información que no recopila.

Segunda etapa: análisis de indicadores

Los indicadores muestran el desempeño de la operación en diversos departamentos y etapas del transporte. Por ejemplo, el indicador de inactividad de los vehículos ayuda a entender la productividad de la flota y a planificar rutas para evitar el tráfico.

Es importante tener parámetros de comparación para evaluar si los resultados de su flota están dentro de un estándar esperado o necesitan medidas urgentes de mejora. Si no hay una referencia externa confiable, la propia flota del período anterior suele servir de parámetro, comparando meses con volúmenes y perfiles de ruta similares.

Tercera etapa: resultados y toma de decisiones

Esta es la etapa decisiva, en la que utiliza todo lo que ocurre en las etapas anteriores y toma sus decisiones.

Generalmente es necesario crear informes y revisarlos con los directores de la empresa para que realmente se tomen nuevas medidas; por eso, disponer de los datos y mostrar la realidad de la operación resulta aún más importante.

Una observación de alcance para quienes preparan la lista de proveedores: difícilmente una herramienta aislada cubre toda la torre. Cada sistema entrega una parte de los datos, y la torre es el lugar donde esas partes pasan a leerse juntas.

Para ayudar a construir su torre de control logístico, conozca las tecnologías de gestión de flotas desarrolladas por Prolog: gestión de neumáticos, checklist electrónico y gestión de mantenimiento, tres áreas en las que los datos entran mediante la inspección realizada por una persona y el registro del taller.