7 consejos para una operación de transporte de carga eficiente

Todo lo que necesita para hacer más eficiente una operación de transporte de carga está aquí. ¡Descúbralo!

Son muchas las demandas de una empresa de transporte de carga. Actividades rutinarias que cumplir, imprevistos con la flota, gestión de los equipos de conductores, mantenimiento y apoyo, y muchas otras tareas que surgen a lo largo del día.

Cada tipo de operación tiene sus particularidades, pero uno de los mayores desafíos ante todo esto es mantenerse eficiente. En este texto, presentamos algunos consejos importantes sobre cómo actuar de manera proactiva para mantener la eficiencia.

Gestione los costos

Salarios, combustible, neumáticos, documentos y licencias son solo algunos ejemplos de los diversos costos del transporte de carga.

El primer paso para gestionarlos es identificar todos los generadores de costos dentro de la operación y clasificarlos en costos fijos y variables, manteniendo registros de todos los gastos o inversiones de la empresa.

Así, es posible establecer y analizar la relación entre el costo y el resultado obtenido con cada vehículo, departamento o pieza, también según la estrategia deseada.

Algunas tecnologías pueden ser aliadas a la hora de optimizar procesos y reducir costos indeseados que al final pesan en el presupuesto de la empresa.

AgileProcess, por ejemplo, tiene una herramienta de planificación de rutas capaz de reducir los kilómetros recorridos entre una entrega y otra, aumentar la productividad de los conductores y también reducir el tiempo de inactividad de la flota.

Gestione las tareas

Puede ser un tablero, un gestor de tareas, un flujo de actividades definido en un documento escrito compartido con el equipo o, en el mejor de los escenarios, un software de gestión de flotas.

Lo más importante es tener un proceso bien estructurado. Una buena metodología para fundamentar la creación de este proceso es 5W2H. Este método considera que, para realizar una tarea o proyecto, se deben definir 7 ítems básicos.

Son los siguientes:

1. What (¿qué?)
2. Why (¿por qué?)
3. Where (¿dónde?)
4. When (¿cuándo?)
5. Who (¿por quién?)
6. How (¿cómo?)
7. How much (¿cuánto costará?)

Después de definirlos, todos deben seguir el proceso, y es importante tener registros de todo lo realizado.

Establezca un cronograma de mantenimiento preventivo

Sin duda, los imprevistos son uno de los factores que más perjudican la planificación.

Mantener la periodicidad del mantenimiento de los vehículos de la flota es una práctica importante para minimizar los acontecimientos indeseados.

Igualmente, es importante realizarlo de forma estratégica y sistemática. Es decir, los equipos y gestores deben poder definir un cronograma que organice y priorice las órdenes de servicio del área de mantenimiento. Así se garantiza que los ítems más críticos tengan prioridad, pero también que todos los vehículos estén siempre en orden.

Además de estos consejos de acción, lo más importante siempre será la visión general que los gestores tienen de la operación y el análisis cuidadoso de los datos, la información y el contexto en que se encuentran al tomar decisiones.

Haga el checklist de los vehículos

Las averías, las fallas mecánicas y otras indisponibilidades de la flota, incluso por períodos breves, dificultan la fluidez de la operación.

El checklist es una buena manera de dar seguimiento de cerca a la situación de la flota. Al definir una relación de ítems esenciales para la circulación de los vehículos y establecer una rutina de verificación de su condición, garantiza seguridad para la empresa y los colaboradores.

Además, minimiza imprevistos y evita posibles conflictos y atribuciones indebidas de responsabilidad por daños en los vehículos.

Estandarice los procesos de la flota

Estandarizar significa enseñar a todos los colaboradores a seguir las mismas prácticas para realizar una tarea determinada. Un sistema de gestión facilita este tipo de acción, pero el uso de hojas de cálculo también puede ser una alternativa.

Otro recurso que facilita la estandarización es la política de flotas. Con ella, todos sabrán cómo actuar en todas las situaciones y cuáles son los cuidados debidos con los vehículos y los cronogramas de mantenimiento.

Conozca los indicadores de eficiencia

Cuando hablamos de eficiencia, hablamos directamente de la productividad de la operación de transporte. Cuánto puede realizar su equipo en X tiempo, cuánto puede transportar su flota con X vehículos, entre otros datos.

Usar los KPIs para dar seguimiento al desarrollo y establecer nuevas metas y acciones en la flota es esencial. En este caso, para medir la eficiencia de sus operaciones, puede observar métricas como:

• tiempo medio de finalización del trabajo;
• tiempo de descarga de mercancías;
• cantidad de viajes en X semanas;
• entre otras.

Automatice los procesos

Aunque puede utilizar hojas de cálculo y otros recursos para controlar la flota y lo que ocurre en cada operación de transporte de carga, lo ideal es tener un sistema que automatice sus procesos.

En lugar de realizar el checklist manualmente en papel, luego transcribirlo a una hoja de cálculo y verificar y analizar por su cuenta todos los datos al final del mes, puede invertir en un checklist electrónico que se llenará durante la verificación y se actualizará en tiempo real para todos los colaboradores a medida que se registre la inspección.

Por lo tanto, automatizar es la mejor manera de aumentar y mantener la eficiencia de su operación de transporte de carga.

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