Papel del conductor en la gestión de flotas: 6 ideas

Nuevamente junto a Júlio César, de Contele Rastreadores, tuvimos una conversación muy interesante y esclarecedora sobre el papel de los conductores en la gestión de flotas.

Los puntos abordados pasaron por algunos temas diferentes, incluidas las dificultades de controlar conductores y viajes, la importancia de educar a los conductores sobre su papel en la gestión de flotas y qué tipo de herramienta puede ayudar al gestor en esta tarea.

Como era de esperar, hubo varias ideas muy interesantes durante la conversación. Conozca algunas de las principales:

Es necesario dejar de subestimar al conductor

Muchos gestores, incluso según el relato de Júlio César sobre sus clientes, no creen en las tecnologías porque subestiman la capacidad de sus conductores para aprender a utilizarlas.

Sin embargo, los sistemas están diseñados para ser totalmente intuitivos y fáciles de usar. El gestor que todavía no usa una forma de control con participación de los conductores puede estar perdiendo mucha información provechosa para su flota.

De hecho, en cualquier caso, pueden realizarse capacitaciones específicas (en portugués) para que los conductores comiencen a usar una nueva tecnología. Además de la implementación inicial, la actualización periódica ayuda a mantener el enfoque en los principios de conducción segura y evita que la rutina se convierta en exceso de confianza.

El gestor debe ofrecer las condiciones necesarias para que los conductores logren resultados

Por otro lado, también hay gestores que creen que una nueva herramienta transformará la gestión de la flota y la implementan de la noche a la mañana. Algo que solo puede confundir y desorganizar aún más todos los procesos internos.

Los gestores de flota también necesitan saber que, por mucha experiencia que tenga un conductor, al ser contratado debe pasar por una capacitación y entender cómo funcionan las cosas. Cuando entran nuevos vehículos en la flota, también tiene sentido realizar una capacitación específica para esos vehículos, en lugar de suponer que la experiencia anterior lo resuelve todo.

Además, él y los demás conductores deben participar constantemente en programas educativos para poder entender su verdadero papel en las responsabilidades de la flota y del propio gestor.

Lo que puede ayudar mucho a estandarizar estos comportamientos y hacer que el conductor entienda su papel es crear una política de flotas. Las políticas y los procedimientos escritos deben difundirse, mantenerse, revisarse y actualizarse, y funcionan mejor cuando reciben aportes de gestores y colaboradores.

El gestor también necesita entender la importancia del conductor para poder enseñársela a sus colaboradores

En la conversación, Jean presentó el ejemplo de una empresa donde trabajó hace algunos años, en la que los conductores no completaban el checklist de papel. Simplemente trazaban una gran raya en las columnas en blanco y se lo entregaban al gestor quejándose de sus vehículos.

Esto ocurría porque no veían ni entendían que el checklist se convertiría en una orden de servicio y que se resolverían su problema y el de su vehículo.

Por eso, es necesario mostrar al conductor el ciclo completo de un checklist, por ejemplo, para que entienda que, al realizar esa inspección y completar correctamente el checklist, su vehículo se reparará con mayor rapidez.

Al mismo tiempo que ayuda al gestor completando los datos y recopilando esa información, se ayuda a tener un vehículo más eficiente que viaje sin problemas. Nuevamente, el gestor necesita reconocer lo importante que es el conductor y mostrárselo al propio conductor.

Incluso para lograr la tan deseada y buscada reducción de costos. Al mostrar al conductor que el motor al ralentí genera costos y puede perjudicar el vehículo, entiende que no puede dejar el motor encendido con el vehículo detenido, etc.

Reforzamos toda esta cuestión con las palabras de Júlio César:

“Mientras el gestor no cambie su mentalidad y no entienda que los conductores necesitan estar ahí pensando como él y participando en la gestión, no va a funcionar.”

Es necesario dar libertad para que el conductor responda a las enseñanzas

En la planificación de rutas, por ejemplo, es el conductor quien vive la carretera. El gestor puede contratar la herramienta más avanzada del mercado para crear nuevas rutas, pero el conductor todavía necesita tener el papel de revisarlas, analizar cómo estaban en su último viaje e indicar si realmente es el mejor camino.

Otra cuestión, la inspección de vehículos, comienza con el conductor, pero desde el momento en que se termina el checklist y se abre la orden de servicio, la responsabilidad ya no es suya.

Aunque su camión se verá perjudicado, quien asume la responsabilidad a continuación es el equipo de mantenimiento y también el propio gestor de flota. Es decir, en el sentido de estar al tanto de las tareas y exigir soluciones a los problemas que no se están resolviendo.

Por todo esto en conjunto, el gestor necesita tanto ofrecer las capacitaciones necesarias como escuchar lo que el conductor tiene que decir. La consulta sobre seguridad es un proceso de dos vías: permite que los trabajadores planteen preocupaciones e influyan en las decisiones sobre cómo gestionar la salud y la seguridad.

Necesitamos diferenciar herramientas realmente útiles de herramientas poco relevantes

Algunos gestores intentan resolver todos sus problemas adquiriendo más y más herramientas. Pero la verdad es que puede tener mil y una herramientas y seguir teniendo problemas de gestión, porque sus conductores (e incluso los demás empleados) también necesitan participar y colaborar.

Vale más tener una herramienta que recopile la información principal que un sistema extremadamente minucioso que puede terminar dificultando la recopilación y lectura de los datos más importantes.

Es decir, necesitamos conocer primero las necesidades de la flota y lo que realmente debe controlarse con mayor precisión, para después descubrir las herramientas más adecuadas.

Julio pone el ejemplo del seguimiento de las frenadas bruscas. ¿Para qué tener ese control? Es mucho más interesante controlar y calcular el consumo promedio de combustible por kilómetro, por ejemplo. Esa sí es una meta que debe imponerse mensualmente y trabajarse con cada conductor.

El sistema de rastreo vehicular

El conductor necesita entender que el sistema de rastreo vehicular es una herramienta que aporta seguridad, ayuda a planificar rutas de forma eficiente, le hace perder menos tiempo en el tránsito, etc.

Mientras el gestor da seguimiento a diversos datos en el sistema, el conductor necesita pensar que, al tener el mejor comportamiento en el tránsito y cumplir con sus responsabilidades, puede ser premiado y recibir bonificaciones por ello.

Contele Rastreadores es especialista en el tema y su CEO es el invitado Júlio César. En el video incorporado al final del texto puede verlo hablando más sobre el tema y sobre el sistema de Contele.

La conversación completa sigue disponible para quienes quieran profundizar en los ejemplos discutidos y entender mejor la visión de Júlio César sobre la participación del conductor, la gestión y el rastreo vehicular.

(video en portugués)