Checklist digital: 7 problemas que resuelve

En la rutina de inspección de vehículos mediante el checklist se realizan varios procesos.

Crear el checklist, imprimirlo, entregarlo al conductor, evaluar el vehículo y llenar la información, devolver el checklist al gestor, transferir los datos a la hoja de cálculo de control y archivar los papeles.

Esto sin contar las etapas del control de órdenes de servicio, que debe abrir el gestor de la flota tras verificar los problemas encontrados en cada checklist.

Es decir, pueden ocurrir muchos errores en el camino. E incluso cuando no hay errores, se producen retrasos por la gran cantidad de trabajo manual que se exige.

Por eso, conozca los problemas que resuelve el checklist digital en la inspección de vehículos:

• Recopilación de información para evaluar la renovación de la flota;
• Toma de decisiones sobre los vehículos de la flota;
• Trabajo manual repetido;
• Resolución de problemas a distancia;
• Agilidad y productividad;
• Costos excesivos;
• Control del mantenimiento preventivo y correctivo.

Recopilación de información para evaluar la renovación de la flota

Aunque ambos tipos de checklist cumplen la función de recopilar información sobre los vehículos de la flota, lo que consta en papel termina siendo poco efectivo cuando el gestor necesita consultar datos para sustentar sus decisiones en la empresa.

Esto se debe a que todos los papeles se archivan juntos y el sistema de organización manual no permite encontrar con agilidad los documentos necesarios. En cambio, el checklist digital tiene todo lo necesario a unos pocos clics.

Ya sea para evaluar informes ya elaborados, gráficos comparativos o incluso la disponibilidad de los vehículos: cuáles están en condiciones de circular y cuáles deben pasar por el taller antes de un nuevo viaje.

El punto es que:

Cuando el gestor quiere conocer los vehículos con mejor desempeño y que pasaron por menos mantenimientos correctivos, tiene los datos fácilmente accesibles tanto en la computadora como en el celular.

Es decir, resulta más fácil entender qué modelos de vehículo deben mantenerse en la operación y renovarse y cuáles pueden dejar de utilizarse.

Toma de decisiones en la flota

Para saber qué decisiones tomar sobre los vehículos de la flota, hay que entender qué vale la pena. Por ejemplo, un vehículo que ya pasó por reparaciones 5 veces por el mismo motivo: ¡señal de alerta!

Es hora de evaluar qué está sucediendo, si realmente es el vehículo o si son las acciones del conductor las que causan el problema en cuestión.

Por eso, el checklist digital debe implementarse en su rutina. Con él, cada checklist se finaliza con una firma electrónica y resulta muy sencillo identificar al responsable.

Además, de la misma manera que el historial de inspecciones ayuda a identificar los mejores vehículos para renovar la flota, también sirve para reevaluar y optimizar los procesos de mantenimiento.

Trabajo manual repetido

Generalmente, cuando la operación usa el checklist en papel, también utiliza hojas de cálculo de control de flota en la computadora para registrar mejor algunos datos y generar la mejor visualización para informes y análisis.

Sin embargo, esto significa que el gestor debe repetir el trabajo: leer lo que se llenó en el checklist y transcribir la información en su hoja de cálculo.

Aunque es una solución aceptable y económicamente más accesible que adquirir una solución tecnológica, existen algunos problemas asociados, como:

• Aumentar el tiempo de respuesta a los problemas encontrados;
• Lecturas incorrectas de la descripción de problemas en el vehículo;
• Imposibilidad de añadir fotos de los problemas encontrados;
• Falta de garantía de que se completen ítems importantes del checklist.

Mientras tanto, el checklist digital aporta la agilidad y productividad que se busca en las operaciones de transporte, tanto al reducir el tiempo de inspección —basta con pulsar botones en la aplicación del celular— como al generar órdenes de servicio automáticamente.

De esta forma, los mecánicos ya saben exactamente qué vehículos necesitan servicios en cuanto finaliza el checklist.

Además, los ítems tienen respuestas obligatorias. Es decir, el conductor no puede marcar un checklist como completo si alguna pregunta queda sin responder, dando mayor certeza de que los vehículos serán revisados y atendidos cuando haya problemas.

Resolución de problemas a distancia

Los problemas en ruta siguen siendo muy comunes: camión averiado, neumático pinchado, faro en mal funcionamiento, etc.

Antes, el conductor tenía que buscar algún taller mecánico o de neumáticos al borde de la carretera para resolver el problema, aumentando los costos de la operación y generando retrasos en la ruta.

Con el checklist digital, el conductor puede abrir solicitudes desde el celular y recibir respuesta en tiempo real del gestor de la flota. Este gestiona las mejores soluciones con prontitud, considerando tanto las alternativas más baratas como las más rápidas.

Agilidad y productividad

La mayoría de los gestores busca realizar más tareas, en menos tiempo y con mayor calidad en la ejecución de los procesos. Esta combinación de factores también se conoce como “productividad”. Y muchas veces parece una tarea imposible de alcanzar.

Sin embargo, cuando entra en escena el checklist digital, las cosas cambian. Como mencionamos antes, no solo se reduce el tiempo de creación del checklist, ya que se configura fácilmente mediante el sistema web.

El conductor también puede realizar la inspección más rápido, usando una sola mano para sostener el celular y responder las preguntas, y la otra para examinar los ítems del vehículo.

El tercero en beneficiarse y también ganar más productividad es el propio gestor de la flota, cuyos informes de análisis son creados automáticamente por el sistema.

Solo en esta etapa, ya se han resuelto tres problemas con el checklist digital.

Costos excesivos

Cuando no hay un control cercano del desempeño de los vehículos y de la rutina de mantenimiento preventivo, los costos terminan aumentando. Esto se debe a que no existe una buena visibilidad para anticipar errores y averías en el vehículo.

Como consecuencia, el vehículo pasa más veces por mantenimiento correctivo, cuyos gastos son, al menos, un 40% mayores.

El checklist digital reduce los costos operativos porque resulta más fácil de realizar, motivando a los empleados a cumplir los cronogramas de inspección —diarios, semanales, etc.— y encontrando el momento ideal para realizar los servicios preventivos.

Control del mantenimiento preventivo y correctivo

Aunque el checklist digital tiene mayor utilidad en el mantenimiento preventivo, e incluso es fundamental en el proceso, también ayuda a controlar los mantenimientos correctivos.

Esto ocurre porque las reparaciones se realizan, casi siempre, a partir de las órdenes de servicio abiertas por el sistema. Así, es más fácil identificar cuántas veces se realizaron reparaciones y qué montos se destinaron a cada tipo de mantenimiento.

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