Diccionario de flotas: el significado de 28 términos

La gestión de flotas es una parte esencial de las operaciones de transporte, ya sea de carga o de pasajeros. Involucra muchos procesos y, por tanto, muchos términos propios del área.

Para quienes apenas empiezan a aprender sobre logística y transporte por carretera, es fundamental entender los principales términos del área para orientarse y empezar a estudiar a fondo cómo afrontar las responsabilidades de una gestión.

Incluso para quienes ya son gestores o desempeñan alguna función en una empresa transportista pueden surgir nuevas palabras y expresiones con el paso del tiempo. Por eso, siempre es importante estar al tanto de las novedades del mercado logístico.

Conozca ahora el glosario con los principales términos que preparamos:

Gestión de flotas

Se refiere a la gestión de todas las áreas de una flota, desde la compra de vehículos hasta el cuidado de los neumáticos y el control de abastecimiento de combustible.

El responsable de la gestión de flotas debe ser un profesional con conocimientos prácticos y teóricos, además de habilidades interpersonales, organización y razonamiento lógico para realizar las planificaciones estratégicas y las soluciones inteligentes a los problemas y desafíos que enfrenta la empresa.

Gestión de neumáticos

La gestión de neumáticos surgió hace algunos años como medio para ahorrar en la compra de estas piezas, que tienen un valor elevado y, hasta entonces, tenían poca durabilidad: no alcanzaban ni los 5 años de “vigencia” que poseen.

Recientemente empezó a expandirse en las flotas brasileñas como una parte esencial de la rutina. Al fin y al cabo, los resultados y efectos en el ahorro de la flota son bastante positivos.

También trae consigo otros términos que necesita conocer:

Medición de neumáticos (o inspección de neumáticos)

La inspección o medición de neumáticos es el proceso de recopilar su presión y medir la profundidad de los surcos.

Es un proceso que puede realizarse de forma totalmente manual con un calibre, que el conductor introduce en los surcos para hacer la lectura por su cuenta y anotar los números en papel.

O, de manera digital, se utiliza el medidor electrónico de surco. Con este, la inserción en los surcos sigue siendo manual, pero la lectura y el registro de datos se automatizan por completo en el software de gestión de neumáticos.

Surcos de los neumáticos

Los surcos son los diseños de los neumáticos, o ranuras, como también se llaman. Sirven principalmente para facilitar el paso del agua por los neumáticos, evitando derrapes e hidroplaneo. También ayudan al paso del aire, generando adherencia al suelo.

Normalmente, cuanto más profundos son los surcos, mayor es su resistencia a las carreteras.

Además, en el fondo de cada surco está el TWI:

TWI – Tread Wear Indicator

En español se llama “indicador de desgaste del neumático” y su nombre se explica por sí solo.

Este indicador es una marca en el fondo de los surcos que muestra el límite máximo al que pueden llegar por desgaste; en Brasil, la ley lo establece en 1,6 mm.

Presión de los neumáticos

La presión de los neumáticos se indica en la calibración. Cada fabricante realiza pruebas y determina previamente una presión recomendada de inflado para cada modelo de neumático.

Generalmente son previsiones acertadas y circular con esa presión ayuda a prolongar la vida útil de las piezas.

Sin embargo, con la gestión de neumáticos se realiza el seguimiento semanal de la presión para entender cómo puede estar acelerando el desgaste de la banda de rodamiento. Así se hacen ajustes hacia arriba o hacia abajo cuando se observan cambios inusuales.

Mantenimiento de la flota

El mantenimiento de la flota puede servir tanto para prevenir problemas como para corregirlos. Conozca los tipos de mantenimiento más comunes:

Mantenimiento preventivo

Este modelo de mantenimiento se realiza siguiendo un cronograma predefinido y mediante checklists de inspección de vehículos creados habitualmente para cada etapa.

Los vehículos se verifican diariamente, a la salida y llegada de cada ruta, en los ítems más importantes, como faros, nivel de combustible, neumáticos y cinturón de seguridad, entre otros. En viajes de larga distancia, la inspección debe realizarse con un checklist completo que incluya todos los componentes del camión.

Mediante la prevención también se realizan tareas rutinarias que evitan problemas mecánicos mayores. Por ejemplo, la rotación de neumáticos, la alineación y el balanceo de las ruedas y el cambio de aceite del motor.

Si se encuentra alguna falla que pueda comprometer el funcionamiento del vehículo, este debe remitirse a mantenimiento correctivo.

Mantenimiento correctivo

En muchas flotas, este es el tipo de mantenimiento más común: un error. Además de ser más costoso, el vehículo permanece parado por más tiempo y, en algunos casos, incluso puede sufrir una pérdida total. Todo esto solo porque no se realizó la conservación adecuada mediante el mantenimiento preventivo.

En la corrección se realizan reparaciones y sustituciones de piezas, buscando siempre dar más tiempo de vida al vehículo.

Mantenimiento predictivo

Menos común que los demás, el mantenimiento predictivo es algo más reciente en la gestión de flotas. Es un plan de mantenimiento de flota que utiliza tecnologías más avanzadas para detectar los problemas antes de que ocurran.

Uno de los dispositivos utilizados detecta las vibraciones del vehículo. Con él se identifica un patrón considerado normal. A partir de ahí, el aumento de las vibraciones se detecta con mucha rapidez, incluso antes de que el propio conductor perciba que puede haber algún problema.

En ese caso, el aumento de vibraciones puede indicar un problema de suspensión, calibración o alineación, por ejemplo. Es posible anticipar la corrección y reducir los costos a largo plazo, ya que el vehículo no está realmente averiado, sino pasando por un proceso de análisis y prevención.

Tecnología logística

La tecnología está tomando protagonismo en las flotas. En los últimos 6 años surgieron logtechs con las más variadas soluciones tecnológicas que facilitan la gestión de flotas.

Programas de control financiero, administrativo, de vehículos, neumáticos, mantenimiento, abastecimiento y mucho más. Ya puede encontrar alternativas para todas las etapas de una operación de transporte.

Y cuando hablamos de tecnología surgen otros términos relacionados:

ERP – Enterprise Resource Planning

Este sistema de gestión puede utilizarse en diversos modelos de negocio, incluso fuera de la logística. Al fin y al cabo, según la traducción del término, son los “planificadores de recursos de la empresa”.

Hoy ya hay soluciones dirigidas específicamente a las flotas que también incluyen funcionalidades de control de neumáticos y mantenimiento del vehículo. Algo que las soluciones más generales para todo tipo de negocio no tienen.

API – Application Programming Interface

Este término, también del inglés, puede leerse como “interfaz de programación de aplicaciones”. Parece un poco extraño, pero en realidad es muy sencillo:

Es un tipo de aplicación programada para integrar las plataformas que utiliza la empresa.

Así, si la empresa tiene un ERP y un sistema separado para la gestión de neumáticos, por ejemplo, puede utilizar la API para unir la información de ambas herramientas sin necesidad de repetir el trabajo pasando datos de una a otra.

SaaS – Software as a Service

Con tantas tecnologías nuevas, instalar nuevos sistemas en la computadora o el celular de la empresa puede resultar una carga importante. Por eso empezaron a desarrollarse los llamados “software as a service”, o software como servicio, como alternativa.

Es decir, sistemas que pueden utilizarse sin instalación en hardware ni actualizaciones de este.

Si consulta las tendencias de gestión de flotas de este año, seguramente encontrará a alguien hablando de servicios en la nube, donde también pueden funcionar los SaaS.

Dashboard

El dashboard, o panel de control, es la vista central que presenta cada sistema. En él están los principales datos que gestiona el sistema.

Por tanto, un sistema de gestión de mantenimiento muestra la cantidad de vehículos activos en la flota, además de cuántos están en etapa de corrección y cuántos tienen la inspección vencida.

Algunos dashboards también muestran gráficos y análisis generales de la flota, como el ítem con mayor cantidad de órdenes de servicio abiertas o el vehículo que más problemas presentó en los últimos 6 meses.

Planificación de rutas

La planificación de rutas consiste simplemente en crear itinerarios para un vehículo de la flota. Es decir, definir los caminos utilizados.

Aunque es común pensar que el mejor y más económico camino es el más corto, eso no es 100% cierto. En realidad, es necesario considerar semáforos, tránsito, horario de salida del vehículo y curvas, entre otros factores, para entender si el trayecto realmente es más rápido y consume menos combustible.

Para que la planificación de rutas sea más efectiva, existen tecnologías específicas. Incluso algunas funcionan con inteligencia artificial y aprenden a medida que se utilizan, analizando y comparando las rutas y ofreciendo mejores alternativas en cada viaje.

Esto nos lleva a otro concepto de la gestión de flotas:

Optimización de rutas

La optimización forma parte de la planificación de rutas y consiste simplemente en mejorar los trayectos utilizados por la operación. Además de considerar carreteras que reduzcan el tiempo de la operación de entrega, los sistemas de optimización también tienen en cuenta las paradas necesarias.

De esta forma, el servicio se realiza de manera más estratégica y eficiente. Genera tanto ahorro para la empresa como satisfacción para los clientes, que, en las entregas a consumidores finales, reciben sus mercancías en el menor tiempo posible.

Rastreo y monitoreo

El rastreo corresponde al seguimiento de los vehículos y las cargas en sus trayectos. El monitoreo es más completo:

Además de dar seguimiento en tiempo real al avance de la operación, también proporciona información sobre la conducción de los conductores, los tiempos de parada y el ralentí.

Si quiere recopilar y analizar datos sobre aceleración, frenado, velocidad media utilizada, combustible consumido y demás, los sistemas de monitoreo son la mejor alternativa.

Telemetría

En este sentido existe la telemetría, una tecnología de medición de distancias que también genera información sobre RPM, velocidad y temperatura del motor, entre otras.

Utilizada en muchos sistemas de monitoreo, es una de las formas más completas de dar seguimiento a los datos sobre los viajes de su flota.

Control de jornada

Válido para todos los trabajadores, el control de jornada es un proceso de registro de los horarios de entrada, descanso y salida de cada colaborador de la empresa.

En las flotas se habla mucho de este control para los conductores, ya que sus horarios son algo diferentes de los de quienes se encargan, por ejemplo, de tareas administrativas.

Para que no se excedan las horas trabajadas y los conductores descansen apropiadamente para un viaje más seguro, en Brasil se elaboró la Ley 13.103. También conocida como:

Ley del Conductor de Brasil

En Brasil, esta ley determina los derechos y deberes de los conductores profesionales, como:

• Cuántas horas al día puede conducir un conductor;
• Cuánto tiempo deben tener para almorzar;
• Cuántas horas consecutivas de sueño necesitan por día/noche;
• Etc.

Además, la ley brasileña también determina algunos deberes para los gestores de flotas, como la necesidad de registrar la bitácora y el control de jornada de manera confiable y precisa.

Consumo de combustible

El consumo de combustible se calcula dividiendo el kilometraje recorrido entre el volumen de combustible utilizado en el trayecto. Con este resultado puede entender y planificar con mayor exactitud los presupuestos de los montos gastados en abastecimientos cada mes.

Por tratarse de un gasto variable y bastante alto, muchos gestores tienen como misión reducir los costos de combustible.

Principalmente con los constantes aumentos del precio de todos los combustibles en los últimos años, se volvió apremiante la demanda de medios más eficientes de control del consumo. Hoy ya existen diversas alternativas de sistemas tecnológicos para cumplir ese objetivo.

Como puede notar, es un punto que requiere mucha atención en la gestión de flotas.

Costos operativos de la flota

Además de los costos de combustible, existen otros tipos de gastos en la flota. Cuando se habla de “costos operativos” dentro de una operación de transporte, se trata de los montos destinados a:

• Mantenimiento de vehículos y neumáticos;
• Seguro y regularización de los vehículos;
• Capacitaciones para conductores;
• Adquisición de piezas, neumáticos y productos para la flota;
• Entre otros.

Básicamente, todo presupuesto destinado al funcionamiento de la operación puede considerarse un costo operativo.

Estilo de conducción

Cómo conduce el conductor: ese es el resumen de “estilo de conducción”. Si conduce de manera defensiva y económica o si lo hace de una forma que desperdicia combustible, perjudica a los vehículos y disminuye la vida útil de los neumáticos.

Por ejemplo, una acción que causa tanto un aumento del consumo de combustible como mayor desgaste en los neumáticos es dejar el frenado para cuando ya se está junto al semáforo en rojo, en lugar de retirar el pie del acelerador unos metros antes.

Eficiencia y productividad de la flota

Ambos conceptos van de la mano. La diferencia es que, mientras la eficiencia se refiere más al funcionamiento sin fallas de la operación, la productividad se entiende como los resultados obtenidos durante un período determinado.

Estos resultados pueden referirse al tiempo utilizado para completar una tarea en la flota, al tiempo de entrega en una ruta o al tiempo de carga y descarga de mercancías.

Además, la productividad abarca acciones que no están estrictamente relacionadas con el tiempo, como la cantidad de carga que puede enviarse en cada vehículo y el kilometraje recorrido por los conductores, pero estos son solo algunos ejemplos.

Gestión de riesgos

Un conjunto de estrategias y acciones en la gestión de flotas para prever y prevenir riesgos asociados a las operaciones de transporte. Entre los riesgos están los robos de carga, los accidentes de tránsito, las averías de vehículos y los reventones de neumáticos.

Para prevenir estas amenazas, primero necesita conocerlas y saber cómo actuar en cada caso. Así también reconoce cuáles son las mejores medidas de precaución.

¿Quiere verlo más claro?

Los robos de carga pueden evitarse con el uso de sistemas de planificación de rutas y el conocimiento del gestor y del conductor sobre los horarios más seguros para viajar por una ruta determinada.

Las averías de vehículos se reducen al realizar la rutina de mantenimiento preventivo de la flota, que identifica problemas con anticipación.

CPK: del vehículo y del neumático

La sigla CPK representa “Costo por Kilómetro Recorrido” y puede referirse tanto al costo del recorrido del vehículo como al de los neumáticos.

El cálculo del CPK considera todos los costos involucrados para que ocurra un desplazamiento y el kilometraje total recorrido. En el caso del vehículo, se consideran todos los costos fijos y variables de la operación y se divide ese valor entre el kilometraje total registrado del vehículo.

Para los neumáticos se considera su valor de adquisición y el de los recauchutados, cuando los haya, dividido entre el kilometraje total recorrido; puede consultar este cálculo con más detalle aquí.

Además, el CPK se considera uno de los indicadores de desempeño de la flota. Conózcalos:

Indicadores de desempeño de la flota: KPIs

Para saber cómo está su gestión de flotas se utilizan los KPIs, key performance indicators, o indicadores de desempeño. Con ellos, el gestor establece estándares de desempeño y determina objetivos realistas para alcanzar en la empresa.

Los costos de mantenimiento, por ejemplo, pueden medirse por cuántas veces el mismo ítem presentó problemas en un único vehículo y cuál es la frecuencia de mantenimiento correctivo por conductor.

Corresponde al gestor de flotas determinar qué desea analizar, cuál es su objetivo y entender cuáles son las mejores métricas para llegar al resultado deseado.

En otro contexto, si el plan es disminuir la incidencia de multas, primero es necesario entender las infracciones más comunes, quiénes son los responsables, el valor medio de la multa por conductor, etc.

De esta forma puede determinar cómo concientizar a los conductores y cuáles son los mejores caminos para ello: capacitaciones, charlas, pruebas o una actualización del curso de conducción.

Este es solo un ejemplo y la información puede variar según la finalidad del sistema que utiliza. Para entender más sobre las tecnologías logísticas y cómo funcionan, puede descargar gratis nuestro material (en portugués).